个人办公文件管理技巧(文件和档案管理制度)

1.目的

为规范企业的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的指导作用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，保证建章立制的质量，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。

3.引用标准

3.1《中华人民共和国安全生产法》

3.2《中华人民共和国档案法》

3.3《企业安全生产标准化基本规范》

4.管理职责

4.1办公室负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。

4.2各部门要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交办公室统一销毁，不得乱丢乱放。

5.内容及要求

5.1文件管理

5.1.1文件的分类

1）公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件；

2）外来文件，通常指行业主管部门的发文、适于公司的法律法规和技术标准等；

3）企业各部门的基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规程等管理文件。

5.1.2文件的使用范围

1）红头文件

①对外：

以企业的名义，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。

②对内：

a.转发行业主管部门文件或根据行业主管部门文件精神制定的本企业文件；

b.发布公司各职能部门的基础性管理文件；

c.公布企业机构设置、机构变动、中层以上管理人员职务变更；

d.公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

e.公布公司有关奖惩决定和通报；

f.其他有关公司经营的重大事项。

2)外来文件

①行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。

②获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。

3)基础文件

公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际情况，编制各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。

5.1.3文件的拟定与签发

1)文件的拟定

各职能部门负责根据安全生产需要起草拟定文件，分管副经理审核后，送办公室。

2)文件的签发

①对外发文：办公室核准、经理签发，统一编号、打印、盖章、发文、归档。

②对内发文：经理或分管副经理签发，办公室统一编号、打印、盖章、发文、归档。

5.1.4文件的传阅

1)文件的传阅范围，由起草文件的职能部门根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到人。

2) 传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露文件内容。

5.1.5文件立卷

1)立卷时，要把文件原件及传阅签字记录一并装订。

2)卷首应设置文件清单，填写文件名称、发布日期、阅读范围等项目。

5．2档案管理

5.2.1办公室应指定专人负责档案管理，每季至少一次，按立卷要求将外来文件和内部文件、资料等，整理立卷、归档。

5.2.2归档范围

1)法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件；

2)行业主管部门下发的批复、通知等有关文件；

3)业务合同、协议、相关方资料等；

4)人事档案、干部任免通知、奖罚通报等；

5)各种规章制度、操作规程、会议纪要等；

6)安全生产方面资料的归档范围至少包括以下内容：

(1)安全生产会议记录（含纪要）

(2)安全费用提取使用记录

(3)员工安全教育培训记录

(4)劳动防护用品采购发放记录

(5)危险源管理台账

(6)安全生产检查记录

(7)事故调查处理报告

(8)事故隐患整改记录

(9) 应急演习信息记录

(10)安全生产奖惩记录

(11)安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）

(12) 风险评估信息

(13) 职业健康检查与监护记录

5.2.3归档文件的保存期限

1)一般性文件的保存期至少3年。

2)法律法规、标准规范、上级文件等规范性文件，保存期至废止或修订为止。

3)技术性资料、人事档案、干部任免等，应长期保存。

5.2.4归档文件的适宜性管理

1) 办公室要定期组织安全生产管理部门及相关人员，对公司有关安全生产管理方面的文件、资料，按照企业《政策性文件识别获取管理制度》的要求，进行适宜性评审、修订，确保文件的使用效力，每年至少一次。

2)对已经失去使用效力的文件、资料，填写文件作废清单，由办公室负责统一销毁。

5.3 安全生产管理制度

5.3.1安全生产主要管理制度目录

1)安全生产方针和目标

2)安全生产管理机构和人员配备管理制度

3)安全生产责任制管理制度

4)政策性文件识别获取管理制度

5)文件和档案管理制度

6)安全生产会议管理制度

7)安全生产费用提取和使用管理制度

8)设施设备（车辆、停车场、安全设施设备等）安全管理制度

9)安全生产培训和教育学习制度

10)安全生产监督检查制度

11)事故统计报告制度

12)安全生产奖惩制度

13)车载卫星定位装置安装使用规定

14)动态监控值班制度

15)安全生产值班制度

16) 劳动保护用品管理制度

17) 从业人员安全管理制度

18) 安全警示标志和安全防护管理制度

19) 车辆安全例检制度

20) 相关方管理制度

21) 危险源管理制度

22) 隐患排查和治理管理制度

23) 职业健康管理制度

24) 车辆及从业人员保险管理制度

25) 安全文化建设管理制度

26) 应急预案管理制度

27) 应急救援管理制度

28) 安全生产绩效评定管理制度

5.3.2制定原则

1)坚持主要负责人负责、安全第一、系统性、规范化和标准化的原则。

2)依据安全生产法律法规和国家、行业标准、生产过程中的危险有害因素辨识和控制、国际及国内先进的安全管理方法。

3)安全生产管理制度管理实行依法制定，归口管理，统一发布，定期评估、修订、清理的原则。

4)安全生产管理制度应设定预期的作用和效果。

5.3.3内容及要求

1)明确制度名称，确定制定目的、适用范围、管理职责、引用文件、内容及要求、附录等制度结构。

2)制度名称原则应反映出规章制度的主要内容和种类。

3)规章制度中的具体规定应明确允许做什么、禁止做什么、必须做什么以及违反这些规定应负的责任；应明确具体实施部门及其相应的检查监督责任。

4)规章制度的制定应符合有关的技术要求。

5.3.4编制程序

1)根据规章制度制定原则，由职能部门组织编制或修订规章制度。

2)制度编制或修订完成后，报办公室组织评审。

3)经相关部门评审后，经理审批。

5.3.5培训、评审及清理

1)发布新的或修订的制度和规程后，职能部门应尽快组织必要的培训；员工工作岗位变动时或新员工上岗前，经公司人力资源部门组织相关制度培训，并经过一定的考试考核。

2)为确保本公司规章制度与国家和地方政府的法律、法规、标准规范、行业标准的一致性，办公室应会同有关部门定期对现有规章制度进行评审和清理，保持规章制度的最新版本。

3) 办公室通报各职能部门和车队清理的规章制度名称及版本。

5.3.6执行时限

制度执行的起始日期如无特殊指定，发布日期即为执行的起始日期。

5.3.7检查与评估

1) 办公室每年至少一次组织有关部门和人员，对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程等规范性文件的执行情况和使用情况进行检查评估。

2)根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全生产规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适用。