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对于绝大多数的职场人数来说，通过一定的学习，掌握基本的Excel技能、常用的函数和公式、制作可视化图表以及进行简单的数据分析，应该都不成问题。真正决定我们是不是高效使用Excel的关键，是能不能把Excel用的正确、用的地道。

所以，看似很多人掌握了不少Excel技能，已经能够顺利解决多数职场问题，但是在Excel的学习之路上，还有许多值得探讨的内容，这些内容归结为一个核心就是：如何地道地使用Excel。

在我看来，地道地使用Excel就像武功的心法，招式人人可学，但若要精进，将Excel用的炉火纯青，必定要研习相应的心法，配合招式，达到合一的境界。

接下来我就从五个方面和大家谈一谈如何地道地使用Excel。

一、明确目的

即明确用Excel做表的目的。

经常会有Excel高手教育小白说使用Excel不能合并单元格、不能用斜线表头、单位和数值不能写在一起……等等。其实这种思路只对了一半，为何这样说呢？

这是因为，在使用Excel的过程中，并不是说不能使用合并单元格这么简单的一个问题，而在于：该使用合并单元格的时候使用合并单元格，不该使用合并单元的时候不要使用合并单元格。

什么时候该使用合并单元格，什么时候不该使用合并单元格，这其实涉及到一个终极问题：你制作Excel表格的目的是什么？

也就是说，你做的表格是用于呈现的报表还是用于收集数据的记录表？

1．数据记录表

我们来看一下什么是数据记录表。

数据记录表，顾名思义就是记录数据用的，比如产品销量记录表，如图1所示。但其实它还有一个作用是作为数据分析的原始数据表，在有些著作中也称它为数据源表。

图1：产品销售记录表

数据记录表的两大作用对这类表格的设计提出了种种限制：

① 从数据录入角度：数据记录表首先的作用是快速录入数据，因此决定着它的结构必须简单、没有层级嵌套等等。② 从数据分析角度：作为数据分析的数据源表，决定着表格的数据要满足：数据矢量化、数据颗粒化和数据同类化。

这三化是一个新的概念，我们在这里有个概念即可，随着学习的深入，你自然会对他们有深入的掌握。

首先，矢量化指的是如果数据中包含数量的含义，就应该尽量将这些含义具体量化，不要以文字或其他模糊的方式描述这些数量（比如半年、三个月、一倍都是错误示例）；

颗粒化指的是每个单元格只存放单个有效数据，不要将数值与文字粘连；

同类化指的是同组数据从内容和形式上都要尽量保持类型的统一性。

刚才列举的图1是一个典型的数据记录表，从中我们可以得出数据记录表的一般特征：

① 由“字段 记录”构成的一维数据表：数据记录表的第一行是字段，每一个字段都表明了它所在列的属性；从第二行开始是一行一行的数据记录。② 数据记录表以行作为记录，列作为字段，一般不能调换过来。

要完全满足这两个特征，对表格的结构和数据都有很多限制条件，我们在下面的内容中进行详细讲解。

2．结果报表

有别于数据记录表，Excel中还有一种类型的表格形式叫做结果报表。

结果报表的目标是为了让人读懂数据，可视化要强，因此可以通过调整布局和外观式样的手段，设计出符合各自需求的表格结构和式样，我们通常见到的数据透视表、柱形图表、折线图表、日程表、财务报表等都是各种各样的结果报表。

既然是让人看的表格，那是不是可以合并单元格了？当然可以。如图2所示的各地区产品销售额报表，它就是一个二维表，表格结构中含有合并单元格和小计。

图2：各地区产品销售额报表

那是不是还可以加入一些特殊符号、使用双表头？当然可以。如图3所示的项目安排表，对项目负责人采用了黑点表示、表头由两行组成，这都是为了呈现更清晰的视觉效果。

图3 公司项目安排表

结果报表之所以可以这样任性是因为这些表格是用于呈现最终结果的，其中所包含的数据都不需要再进行后续处理，所以我们设计结果报表的宗旨就是“将表格呈现出更好的效果”，那么综合运用合并单元格、二维展示、特殊符号等才是合理的。

由此可见，分析一个表格设计是否合理，首先要看这个表格的目的与作用，基于不同的目的，对表格的要求也不一样，不能一概而论。

3．Excel中各种类型表格之间的关系

在Excel中，除了数据记录表、结果报表之外，还有两类表格，他们是参数表和过程处理表。参数表是为了提升数据记录表的使用效率，而专门存放产品信息或者人员信息等“属性”的表格，一般情况下数据记录表引用参数表中的数据。过程处理表是对数据记录表加工过程中产生的表格，根据不同的分析需求，可以通过数据记录表生成多个不同的过程表，比如未经过加工的数据透视表就是一种过程处理表。

Excel中的四种表格：参数表、数据记录表、过程处理表和结果报表的关系如图4所示。

图4 Excel不同类型表格类型之间的关系

因此进行一次数据分析的正确工作流是这样的：综合考虑需要采集那些维度的数据，设置合理的数据记录表字段和参数表→录入数据→对数据进行汇总、分析生成过程处理表→对过程处理表进行编排美化，形成结果报表。

二、习惯养成

地道使用Excel的第二个方面是要养成使用Excel的好习惯。可能你会奇怪，使用Excel也有习惯可言？这当然了。

我们知道，Excel中几种不同的表格类型，他们都是在Excel的工作表中设计的，只不过是工作表的不同呈现形态。在实际的使用中，我们要尽量区分不同表格的功能和形态，将其相互分离，各司其职，否则会产生许多问题。

特别是对数据记录表而言，Excel新手极易形成不合理的用表习惯，而数据记录表又是其他各类表格的基础，一旦造成表格内容和结构上的缺陷，给后续的处理和利用造成障碍和困难，即便Excel软件有再强大的功能和技巧也无从施展。

在设计Excel数据记录表时，应遵循哪些好习惯呢？对于一个表格而言，无外乎两个角度：结构和数据，我们就从这两个角度展开讲解。

1．合理的结构

① 保证一维表结构

这是最基本的习惯，一维数据表极大方便数据的录入和批量化操作，而且更利于后续的数据分析（无论是使用函数还是数据透视表）。

试想，如果将数据记录表设计成了如图5所示的二维表格（实际上这是一个结果报表），那么我们根据销售订单记录数据的时候，就需要汇总不同订单上的销量，然后计算并填入表格中，这个过程不管是汇总销量还是计算总数，效率都极低。

图5：不应该将数据记录表设计为二维表格

② 不使用合并单元格

合并单元格归纳起来有两方面的作用，一是将相同的内容合并为一个，做到视觉上的简洁；二是将内容居中显示。可见合并单元格最主要的作用是外观上的好看，因此用在结果报表中是没有问题的，但是如果是用在数据记录表里，就会给后续的操作带来意想不到的后果。

如图6所示，对含有合并单元格的数据表进行排序，会提示“若要执行此操作，所有合并单元格需大小相同”，导致无法顺利排序。

图6：对含有合并单元格的表格进行排序

如图7所示，是剪切包含合并单元格的行或列时弹出的提示“无法对合并单元格执行此操作”。

图7：对合并单元格进行剪切

关于合并单元格带来的后果还有很多，比如使用VLOOKUP函数查找无法返回正确值，无法准确插入智能表格等等。这是因为合并单元格将相邻的一些单元格组合在一起，破坏了表格中的单元格布局结构，由此会对单元格的复制、粘贴、排序、填充等操作造成影响。

因此在设计数据记录表时，应尽量避免使用合并单元格。

③ 使用单行标题字段

我们知道数据记录表由“字段 记录”组成，字段其实就是表格第一行的标题，它的作用是表明这组数据所属的类别。

很多Excel新手在设计表格时，经常为了展示更多信息而采用两行甚至多行空间作为表格的标题字段，如图8所示。

图8：标题字段有两行

这样的标题字段，在Excel“眼中”是无法识别的，默认情况下，Excel只能把首行识别为标题行，因此图8中占据多行的数据表会让Excel“产生混乱”，甚至“认为”没有标题行。比如在插入智能表格时，会打散第一行的标题，如图9所示。

图9：两行标题在插入智能表格时的情况

因此在设计数据记录表时，要确保有且只有一行标题字段。

④ 避免使用空行、空列

大量的数据连在一起看起来有些吃力，有些Excel新手通常会使用空行（或者空列）进行视觉上的隔断，如图10所示，5月13日和5月14日两批数据之间使用了空行进行隔断。

图10：数据表之间有空行

这种隔断一方面在视觉上没有任何效果（因为数据记录表的作用不是用来看的，是来用录入数据和分析的），另一方面破坏了Excel表格的连续性。这样，不管是后续的排序、筛选、填充，还是生成数据透视表，在Excel“眼中”，图10所示的数据表格已经是两个表了，它们无法连在一起进行排序或者生成完整的数据透视表。

2．规范的数据

① 同一列数据保证颗粒化

每个单元格只存放单个有效数据，千万不要把数值和单位放在一起。否则填入单元格中的数值就会被当做文本看待，而导致在后续的计算中不可用。

如图11所示，将数值和单位写在同一个单元格中，那么在计算产品的总销量时将会出错，因为此时F列中的数值都是文本格式。

图11：数值和单位写在同一个单元格中

如果确实需要显示单位，除了将数值和单位分别写到不同的列之外，还可以这样处理。选中需要设置单位的数值列→“Ctrl 1”组合键→“自定义”→“类型”，在原有的“G/通用格式”后面加上单位即可，如图12所示，所需要显示的单位为“台”。

图12：设置自定义单元格格式

这样设置之后，单元格中的显示为“数值 单位”，但是实际上单元格中只有数字，格式为数值格式，可以参与数学运算，如图13所示。

图13：让单元格中显示单位

② 使用正确的日期格式

很多初学者普遍认为Excel中的日期是一种文本格式，无法进行运算，因此随意输入日期格式。其实，在Excel中，日期也是可以使用数值的方式进行转换和存储的，它有统一的标准格式。

日期格式混淆性很强，常常我们认为的日期格式，在Excel眼中却是名副其实的文本，举例说明，判断以下几个日期格式，哪一个是正确的日期格式，哪一个是错误的日期格式？2017.5.20、2017年5月20号、2017520、2017。5。20、2017_5_20。

事实上，这五种日期的写法全是错的。只有使用短横线“-”或者斜杠“/”作为间隔符的日期才是真正的日期格式，比如2017/5/20、2017-5-20，另外中文输入的2017年5月20日也是正确的日期格式。

只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，一旦写成错误的日期格式就无法进行后续计算分析等。而且，如果写错了日期格式，是无法通过设置单元格格式将其转换为正确的日期的，如果是批量录入的数据，一个一个修改起来工作量就变得巨大。

如果真的不小心批量输错了日期格式，可以通过以下三种方式进行批量转换。

查找替换：将日期中的分隔符替换成为横线“-”或者斜杠“/”分列功能：详见课程S06《整理数据的必备技能：分列》快速填充：详见课程S07《懂你的快速填充，能玩出什么花样？》

③ 不要在单元格中键入空格

在输入姓名的时候，很多用户为了将两个字的姓名和三个字的姓名对齐，喜欢在姓名中间插入空格。如图14所示，在两个字的姓名中间插入空格，视觉上确实整齐多了，但是这小小的空格带来的危害也是巨大的。

图14：在两个字的姓名中插入空格

在姓名之间插入空格之后，“星 爷”就不是原本的“星爷”了，由于空格隐蔽性强，肉眼很难发现插入了几个空格，所以在使用VLOOKUP查找匹配时，就查找不到“星爷”了。

其实，如果是为了排版的整齐，有更加专业的方法将姓名对齐。如图15所示，在设置单元格格式中，将文本对齐方式改为“分散对齐”，这样两字姓名和三字姓名就能自动对齐了。

图15：对文本使用分散对齐

三、完善体系

第三个方面是构建Excel知识体系。

大家都知道著名的二八定律，其实在Excel应用中也遵循这个定律：即对于多数人来说，最常使用的是Excel的20%的功能，80%的功能几乎没有使用过。甚至对于很多新手来说，用过的功能不超过Excel的5%，剩下95%的功能没用过，但不代表它们不重要。

事实上，Excel功能强大、模块众多，职场人士难以通学，也没有这个必要。我们要做到的是，对于剩下的这95%的功能，要了解他们的“能力”，一旦哪天需要用到某个功能，我们知道Excel能帮我们解决，这就为我们解决问题指明了方向。

构建Excel知识体系是了解Excel“能力”的不二法则。

1．形成Excel的知识框架

首先问大家两个问题。

①Excel都有哪些模块，每个模块都能做什么？②要想精通Excel，学习Excel的路径是怎样的？

相信很多学过Excel的朋友也难以完全回答这两个问题，可是，如果我们在脑海中没有一个Excel的整体印象，学习起来无异于“瞎子摸象”。而一旦我们建立了Excel知识框架，就可以利用已经掌握的知识结构，通过各模块功能的相互结合，形成一套完整的Excel解决问题思路。

我有一个朋友，使用一张图，清晰梳理出了Excel的知识体系，如图16所示。在纵深角度，一步步从基础操作、高阶操作到系统应用；在横展角度，从指导思想到知识框架。这张图可以说基本涵盖了较全面的Excel知识体系，大家可以按照此图查漏补缺，一级一级进步。

当然，还是要强调的是，我们并不要求做到每一个模块都完全掌握（事实上这也是几乎不可能的），但是至少要做到对每一模块都清楚它能提供什么样的功能，这样你对Excel的认知就上了一个层次。

图16：Excel知识体系（图片来自公众号：Excel卓越之道）

2．建立对Excel的全盘认识

知识框架是指导思想，只有指导思想是远远不够的，因为我们不知道这个框架下蕴含的知识点宝藏是什么。因此如果想要成为Excel高手，需要对Excel的知识点有全面的认识以及组合知识点的能力，最终达到具有解决新问题的能力。

所谓全盘认识，是指对Excel各个功能点的深入认知，一个简单、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂（搞清楚Excel的所有菜单）。Excel的几乎所有操作和能实现的功能都蕴含在菜单中，把这些菜单搞明白了，很多看似困难的问题，实际上Excel中就有直接的解决方案。

举例说明，有同事经常问我如何将多行数据转换成多列，他们不知道这个功能在Excel中叫做转置，只需要点一个按钮就能完成的操作；另外一个经常被问道的问题是，在Excel中如何批量选中图形，有时制作一个流程图，需要整体移动，按着Ctrl键一个一个图形选择太麻烦了，这在Excel中也是一个按钮就可解决的问题。

上面这两项功能按钮，它们在哪里呢？很多人可能想都想不到，它们就在Excel中最常用的【开始】菜单中，如图17所示，在【开始】→【剪切板】→【粘贴】中有【转置】功能，在【开始】→【编辑】→【查找和选择】有【选择对象】和【选择窗格】功能。

图17：开始菜单功能举例

Excel中开始菜单是我们最常使用的菜单，但是我随手举的这两个例子，有多少人知道呢？Excel的菜单有那么多，又蕴含了多少被我们遗忘的功能呢？相信我，把Excel菜单一个一个过一遍，你的Excel水平已超过你周围多数人了。

建议大家使用思维导图软件（推荐Xmind）或者大纲类软件（推荐幕布）把这些菜单的层级结构记录下来，做成一张张体系化的图。

这个过程达到的理想效果是：一提到某个功能点，你就能马上想起来这个功能点在哪个菜单下面；看到某一类问题，就能简单判断Excel能否完成这样的功能。如果到了这个水平，恭喜你，你可以进入更高级的主题式学习了。

3．建立自己的Excel技能树

如果真的完成了Excel所有菜单的思维导图，你会发现这个工作量是如此巨大。我还是那个观点，Excel知识模块众多，知识体系复杂，任何一个人都很难将所有知识学通，而且也完全没有这个必要。比如：作为HR，核心需要掌握的是文本函数、统计类函数以及数据透视表；作为一名财会工作者，核心需要掌握的是财务类函数、计算类函数以及可视化技术。

总之，不同的场景决定着使用Excel的功能也不尽相同，学习Excel就是为了使用，切不可为了学习Excel而学习。

因此，需要大家从自己的实际需求出发，建立一个尽可能全面又不多余的Excel技能树，这个树上面的每一项技能，跟你的工作需求是密切相关的，如图18所示，是我建立的一个Excel技能树。

我把Excel技能分为数据处理、分析计算和可视化技术三个方面，这三个方面可以通过VBA进行增强，而这三方面的最高级的综合应用就是商业智能。

图18：Excel核心技能树

建立自己的技能树之后，就要进入重要的一个环节：主题学习。比如HR工作中用到的比较多的一个场景是查询匹配，多数人首先会学习使用VLOOKUP函数，但是随着工作的深入、查询数据的复杂化，我们应该去思考：除了VLOOKUP函数，还有哪些函数起到查询作用？VLOOKUP函数不能逆向查找，如何才能解决这一问题？当你的表格异常庞大（比如有几百列，上万行），如何写公式效率更高？等等。

这时，你就需要建立一个主题：Excel查找匹配问题。针对这个主题，设法寻找各类相关学习资源，进行整理、学习、总结和分享，通过这样的方式，你的Excel水平会飞速进度。

这里我给大家推荐几个通用的Excel学习主题：Excel查找匹配、多工作表合并、数值精度问题、Excel定义名称的妙用、多列数据核对、条件求和函数SUMIF（或者COUNTIF等和IF结合的函数）的用法。

四、突破瓶颈

地道使用Excel的第四个方面是突破瓶颈，善用帮助文件和搜索引擎。

为了更好地使用Excel，买一些专业的书籍当然必不可少，甚至对一些要求高的岗位，参加一些专业的培训也是值得的。但是我想说的，除了书籍和培训，目前有大量免费且优质的资源可以学习Excel，并且只要方法得当，起到的效果不输专业书籍和培训。

1．使用帮助文件进行深度学习

Excel的帮助文件绝对是学习Excel最地道的一手材料，可以说市面上多数书籍都或多或少会引用帮助文件中的教程。另一方面，作为官方的帮助文件，是由一批最懂Excel的人编写的，在每一项功能的深度方面，可以说无法匹敌。要深入学习Excel的基本功，最好的办法是用F1调出Excel的联机帮助文件，集中精力学习这个功能，这一招在学习Excel函数的时候特别适用。

就举个最简单的例子，Excel中最常用的函数SUM，这是一个几乎所有人都会用的函数，但是能把他的功能完全榨干么？如图19所示为Excel帮助文件中“使用SUM函数最佳做法”里的内容之一，这部分内容告诉我们SUM函数在最常规的求和之外，还有那些特别用法。

比如，如果SUM函数引用单元格中有非数字值，则会出现错误；但是如果是用区域引用，则能求出正确结果，如图19中箭头所示的地方“SUM将忽略文本值，只给出数字值的求和结果”，相信有不少人不知道这个功能。

图19：Excel帮助文件之使用SUM函数最佳做法

另外，关于跨工作表求和，比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2单元格之和，你会怎么写公式，相信多数人会写出这样的公式：=Sheet1!A2 Sheet2!A2 Sheet3!A2。其实，SUM函数有强大的跨工作表求和能力，这些都在帮助文件中写着呢，如图20所示，写出的公式为=SUM(Sheet1:Sheet3!A2)，如果需要跨表求和的工作表有很多，这个公式的效率有多高大家应该能体会到吧。

图20：SUM函数跨工作表求和

可以看出，通过Excel帮助文件学习，可以深入学习每一个功能，这是其他任何教程都比不上的。

2．使用搜索引擎进行广度学习

Excel帮助文件这么厉害，是不是只学习帮助文件就可以成为Excel高手了呢？当然不是，只学习Excel帮助文件充其量能成为Excel知识专家，要想成为Excel高手，还需要大量实践以及本节要讲的广度学习。

Excel帮助文件的一个弊端是缺乏应用场景和错误范例。Excel帮助文件是操作一个标准的Excel表格而写出来的，但是实际的应用中，每个人的Excel配置不同、录入的数据格式不同、实际的需求千变万化，因此可能会遇到如下两个问题。

①按照标准的操作，得出的结果却不正确；

②Excel的功能点会使用了，但是放到实际的案例中，却不知道怎么应用。就比如图20中的跨表求和，如果想要求和的工作表不是连续的，应该如何操作？

因此，我们需要通过搜索引擎，向更广阔的互联网索取资源和答案。如果说看官方文档相当于“理论学习”，那么通过互联网学习成功案例和失败案例就是一次“实战演练”。两者结合起来，你对功能点的掌握程度便能突飞猛进 ^{(1) 阿何. (2017年1月)}。

五、高屋建瓴

地道使用Excel最后一个方面是高屋建瓴，掌握Excel的思想，这也是本套体系的核心。

高屋建瓴

Excel虽然是一个办公自动化工具，但它也是有思想支撑的。我总结了六大使用Excel的思想，如图21所示。它们分别是辅助列思想、牵一发而动全身思想、三表思想、可视化思想、构造名称思想和Excel链接思想。

图21：Excel涉及到的六大思想

这几大思想再加上Excel的计算功能、自动化功能，就构成了Excel的整个运行逻辑，如果想要详尽描述这其中的关系，恐怕需要一本书的内容。这里简要向大家介绍三个思想：辅助列思想、牵一发而动全身思想和可视化思想。

1．辅助列思想

“辅助列”来源于几何学。通过创建辅助列可以建立通向解题的桥梁，使得已知条件和目标答案有效地联系起来。如图22展示了辅助列与已知条件和目标答案之间的关系。

图22：辅助列是已知条件和目标答案之间的桥梁

一个显而易见的道理是，已知条件越少，解题的难度越大，在Excel中也是这个道理，而辅助列在一定程度上有两个作用，这两个作用有效提升了已知条件的数量。

作用①：利用辅助列直接创造一个新的已知条件。作用②：利用辅助列转化已知条件，使已知条件间接变得更多。

案例1：多列数据核对

我们知道可以使用高级筛选对多列数据进行核对，我们现在来回顾一下。如图23所示，有两个出差记录表需要核对：分别是销售部和公司人事部门记录的出差登记表。

图23：销售部和人事部分别记录的出差登记表

利用高级筛选实现多列核对的方式是以“表1”中的数据为源数据，“表2”中的数据为筛选条件，以此来确定“表1”中那些数据符合“表2”中的数据，不符合的自然就是和“表2”中数据有差异的。高级筛选用来核对数据，并不是人人都能想到的一种方法，即使能想到，很多人也不会用高级筛选。

能不能使用基本的方法来实现这个功能？答案就是辅助列法。

如图24所示，在每个记录表最后一列添加辅助列，然后利用&或CONCATENATE函数将A、B、C、D四列数据合并在一起。这样完成之后，原本需要核对四列数据，变成了只需要核对“辅助列”这一列数据即可，相当于直接创造了一个新的已知条件。剩下的工作就是利用查询匹配函数VLOOKUP分别对两个表中的E列进行匹配即可。

图24：辅助列将四列数据合并为一列

这个案例中，辅助列的作用是将多列数据进行合并，相当于又创建出了一个新的条件，操作步骤虽然增多了，但是每一步操作都变简单了，从而问题就迎刃而解。

案例2：制作工资条

这是Excel中非常经典的应用。如图25所示，是存放员工工资的表格，要把这样的表格中每一行数据添加上表头，形成如图26所示的工资条。

图25：员工工资表

图26：由工资表生成的工资条

我们知道，这个问题的解决思路也是创建辅助列，并构造一列数据，构造的数据如图27所示，然后对辅助列进行升序排序，这样就能把下方的空白行一一穿插到工作表中，从而轻易实现工作条的制作。

图27：通过辅助列构造一列数据

解决这个问题，用到的是转化的思维：把插入空行转化为利用空行（因为Excel表格中，数据区域之外全部是空行）。然后通过创建辅助列建立了通向解题的桥梁，使得已知条件（Excel中的空行）和目标答案（将空行和数据行进行穿插）有效的联系起来，问题迎刃而解。

2．牵一发而动全身思想

我们知道设计一个合理的Excel表格，数据最好存放在数据记录表和参数表中，其他所有的表格、图表、公示等都从数据记录表和参数表中引用数据，这样做出来的报表不仅要能准确无误地传递出数据记录表中包含的信息，而且能够与数据记录表保持动态同步。当我们需要修改数据时，只需要对数据记录表中对应的数据进行修改，那么所有引用这些数据的地方就能够保持同步更新，这就是我所说的牵一发而动全身。

牵一发而动全身思想，最基本、也最全面的体现就是函数，因为多数函数的参数都可以通过引用单元格（或单元格区域）来实现，“引用单元格”这样的过程直接体现了牵一发而动全身。举个最简单的例子，在“B2”单元格中输入公式=SUM（A1:A7），就可以将A1:A7单元格中数值的和赋给B2，只要修改了A1:A7中的任意单元格数值，B2中的结果也会产生变化，他们随时保持相等的状态。

上面这个简单的例子，大家会觉得不过瘾，我们再来举个高端的应用。

我们知道INDIRECT函数是间接引用函数，它的重要特性是将文本转化为引用：如果参数为文本格式（比如加了引号），INDIRECT将直接计算文本所代表的单元格（或区域）的值。这就为函数的应用带来一个便利：当引用的数据源被删除时，公式可能返回#REF!错误值，但公式本身内部由于没有直接引用数据源，因此不会在公式字符中产生#REF!错误，那么公式的“自我修复能力”很强。

举个例子，比如Sheet2是公式引用的数据源，那么当Sheet2被删除时类似=Sheet2!A1的公式就会返回错误，不仅结果是#REF!，而且公式也变成了 =#REF!A1，这是一个不可逆的过程，即使新增工作表并重新命名为Sheet2时它也不会恢复。而使用INDIRECT进行间接引用=INDIRECT("Sheet2!A1")，虽然在删除Sheet2时会返回#REF!，但重新造出一个Sheet2时公式立马就恢复正常。

想想吧，这是一个更高层面的牵一发而动全身，当我们的数据源有很多数值要修改更新时，可以直接把旧的数据源删掉，用新的数据源表进行替换，公式可以直接去引用这个新的数据源表。

另外，定义名称、智能表格（Table）、数据透视表都体现了牵一发而动全身思想。比如数据透视表，它作为一种输出呈现报表，对原始数据的调用采用的是动态调用的方式，一旦原始数据发生变化，只要在透视表中使用“刷新”功能就可以同步更新数据。

3．可视化思想

在Excel中的可视化指的是狭义的可视化，往简单说就是图形、图表，大家只要记住：凡是需要展示的数据，都进行可视化处理。

如图28是一组产品的销量数据，如果直接拿这样的表格向上级展示、汇报，效果一定是不理想的，因为你要花费大量口舌来解释这个表格，还不一定能解释清楚。

图28：产品销量数据表

但是，当我们将数据可视化展示之后，数据之间的对比一目了然，如图29所示为单元格内可视化，将枯燥的数据转化为形象的进度条和箭头，使得阅读者一眼就可以看出数据之间的大小关系，这就是一种可视化。

图29：单元格内可视化

另外，也可以将表格转化为图表，如图30所示为使用图表进行可视化。

图30：使用组合图表进行可视化

我们经常会“沉溺”于Excel的技术中，而忘了为何要学Excel。不管Excel有多强大，它始终只是一款工具，我们跳出工具的束缚，才能发现它蕴含的思想之美。

这节课作为《48天，Excel技能脱胎换骨》的第一课，其实是想传达给大家这样一个观点：学习Excel是有规章可寻的。掌握这个规章，不指望你能一步登天，但是至少你比别人开了个好头。

好了，我们开课吧。期待48天后的你，能够脱胎换骨！点击链接，了解详情。