办公软件常用技巧小黑老师(excel操作技巧十部曲之五：办公室超实用合集)

在Excel中随时打印查询的记录

在Excel表格中查询已知关键字的记录有很多方法，如使用编辑菜单中的“查找”，或使用数据中的筛选功能，但如果要将查到的指定记录迅速打印，就比较麻烦，尤其是考生成绩、个人工资等表格数据，往往需要查询、打印单个记录，笔者使用Excel中的函数，方便地解决了这个问题。

1、例如数据表为Sheet1，打印表单的设计可在Sheet2或新建工作薄的新表中建立一张需打印的记录单，其中标题和表头设计可与Sheet1表中相对应，当然也可按需要的形式设计，设定好字体和打印区域，可不要表格线。

2、选好查询关键字（关键字必须惟一，如有重复，在查询时只能找到最前面的对应记录），本例为考号。

3、在Sheet2中，B2单元格为考号，在D2单元中填入函数“=VLOOKUP($B$2,Sheet1!$A$2:$G$20,2,FALSE)”，其中参数“$B$2”为查询的考号；参数“Sheet1!$A$2:$G$20”为查询范围，即表Sheet1中全部数据记录，本例为19个记录行，7个数据列；参数第三项的“2”为本单元内容对应表Sheet1中的列数；参数的第四项可以省略。

4、语文、数学、外语、综合科、总分成绩的A4、B4、C4、D4、E4单元中可分别粘贴D2的公式，并分别将参数的第三项改为对应Sheet1中的列数：3、4、5、6、7。

5、在合并的单元C7和D7中填入时间函数“=TODAY()”，此时，查询表单已制作完成。

6、查询时只需在Sheet2中的B2单元中输入考号，便可以查询出结果，如要需要打印，只要单击[打印]按钮即可。

Excel数据腾挪大法

编辑Excel工作表时，如果需要交换相邻两列的数据，可以借助[Shift]键快速实现之。比如，现在你需要交换A、B两列的数据，那么请按下述步骤操作：

选中A列数据：把鼠标指向A列右边缘，当指针变为双十字箭头时，按住[Shift]键，同时按住左键向右拖动鼠标。

在拖动过程中，会出现一条虚线，当虚线到达B列右边缘时，屏幕上会出现“C:C”的提示。

此时，松开鼠标左键，即可完成AB两列数据的互换。

让序号原地不动

有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。

Excel小技巧九则

1、在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换

在Excel进行公式设计时，会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式，这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式：选中包含公式的单元格，在编辑栏中选择要更改的引用，按F4键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用，反复按F4键时，就会在$A$1、A$1、$A1、A1之间切换。

2、快速复制公式内容

当我们在Excel工作表中修改某个单元格中的公式后，如果要将同列的其余单元格中的公式进行复制时，大多数情况下都是利用拖动填充柄的方式来进行公式复制。现在你试试在单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下，是不是同列单元格中的所有的公式都复制好了，效果不错吧。

3、让活动单元格向任意方向移动

在Excel中，你是否知道按下回车键后，活动单元格可以向上、向左、向右移动，甚至原地不动。在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡，选中“按 Enter 键后移动”复选框，然后在“方向”框中选择移动方向，若要保留在当前单元格中原地不动则清除该复选框。

4、快速命名单元格区域

先将需要命名的单元格区域选中，然后用鼠标点击编辑栏左端名称框，直接输入单元格名称即可。

5、选择一个含有超链接的单元格

在Excel中选择含有超链接单元格是一件比较麻烦的事情。如果直接点击该单元格，就会跳转到超链接目标去了。若要在选择含有超链接单元格时不跳转到超链接目标上，你只要在单击单元格的同时按住鼠标按键直到光标变为空心十字形状，然后放开鼠标按钮就可选择这个含有超链接的单元格。此外，你也可以先选择含有超链接单元格旁边的单元格，然后利用方向键键盘上方向键将活动单元格移动到含有超链接的单元格中，也能达到同样效果。

6、快速输入公式

如果你需要在B3至B20单元格区域录入格式相同的公式，这时你可先将B3至B20单元格区域选定，然后按F2键再键入公式。公式录入后按 Ctrl Enter，这样就可以在所选择区域内所有单元格中输入同一公式。在这里你还可以选择多个不相邻的单元格区域来进行此项操作。

7、隐藏单元格中的所有值

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”（三个分号）即可。

8、进行行列转置

当我们设计好一份Excel表格后，如果发现行和列的位置不太符合自己的要求，希望将行与列的位置进行调换。这时你可先将需要转换行列位置的单元格选定，单击工具栏上“复制”按钮，然后在复制区域之外选定粘贴区域的左上角单元格。选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，选中“转置”选项，点击“确定”按钮，这样就可完成表格行列转置。

9、添加纸牌游戏

使用Excel时间长了，感觉有点累了，让我们休息一下，来玩一盘纸牌游戏吧。选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口，点击“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口，然后点击上具栏上纸牌按钮就可开始玩纸牌游戏了。

保卫Excel 2000工作薄

文档的安全是我们每个计算机用户所关心的话题之一，如何防止别人打开自己的工作薄，如何不让别人看到自己的文档信息，如何不让别人随便改动我们的数据等等，这些都是我们日常工作中经常遇到的难题，对此Excel 2000提供了数种比较有效的保护方法，下面让我们来看一下。

1、设置工作薄打开密码：在我们的日常工作中，尤其是在公共办公场所，经常是几个人共用一台电脑，为了不让别的用户偷看你的重要数据资料，或者防止你的资料在没有授权的情况下被修改，你可以为你的Excel 2000工作薄添加打开权限密码和修改权限密码，方法是：选择“文件”菜单中的“另存为”命令，在系统弹出的对话框中选择“工具”、“常规选项”，在弹出的对话框中，分别设置好“打开权限密码”和“修改权限密码”，确定退出。以后每次打开该工作薄时，Excel 2000都会要求你输入密码，如果输入错误则不会打开该工作薄，即使他打开了该工作薄，如果不知道修改权限密码，也无法对工作薄做任何修改。要注意的是，如果别的用户打开了有权打开该工作薄，虽然他无法直接修改该工作薄，但是他可以在修改之后保存为其它文件名（不同于本工作薄的文件名名称）的工作薄。

2、隐藏工作薄：选择“窗口”菜单下的“隐藏”选项，可以把当前工作薄隐藏起来，如果要取消隐藏，可以选择“窗口”菜单下的“取消隐藏”命令，然后在弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作薄即可。

3、隐藏工作表：选择“格式”菜单下的“工作表”、“隐藏”选项，可以把当前活动的工作表隐藏起来，如果要取消隐藏，则选择“格式”菜单下的“工作表”、“取消隐藏”命令，然后在弹出的窗口中选择要取消隐藏的工作表即可。

4、隐藏行列：用鼠标右键单击需要隐藏的行号或者列号，在弹出的菜单中选择“隐藏”命令即可；或者右键单击需要隐藏的行或列中的任意单元格，在弹出的菜单中选择“格式”下面的“行隐藏”或“列隐藏”命令即可。如果想要取消行列隐藏，需要选中与此行或列相邻的两行或两列，然后选择“格式”菜单下的“行隐藏”或“列隐藏”命令，比如要取消隐藏第2行，则需同时选中第1、3两行。

5、隐藏公式：如果你不想被别人看到你精心编制的公式，你也可以把它们隐藏起来，单击编辑有公式的单元格，选择“格式”菜单下的“单元格”命令，在弹出的选项窗口中选择“保护”选项卡，选中“隐藏”复选项，单击“确定”按钮，然后选择“工具”菜单下的“保护|工作表”命令，在弹出的对话框中选中所有复选项，输入保护密码后确定，这样当单元格被选中时公式就不会出现在编辑栏中。

6、保护单元格：如果在工作薄中有不需要改动或者你不想别人改动的单元格，也可以把它们保护起来，选择你要保护的一个或者多个单元格，选择“格式”菜单下的“单元格”命令，然后选择“保护”选项卡，选中“锁定”复选框。然后参照上一步设置工作表保护，这样如果再有人想修改这些单元格的内容时，就会弹出一个警告框，而且任何修改都不会起作用，如果要更改被保护的内容，选择“工具”菜单下的“保护|撤消工作表保护”即可。注意保护单元格和上面的隐藏公式都是在工作表受保护状态下才起作用。