办公室催材料技巧(物料采购跟催办法)

物料采购跟催办法

一、目的

为控制采购交期，确保生产物料及时上线，使生产能顺利进行，让实施物料跟催工作有章可循，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司采购物料跟催的管理和实施工作。

三、管理职责

采购部为公司采购物料工作的归口管理部门。

四、制定跟催工作规划

1、跟催工作准备

确定交货日期及数量，约交日期前应再三确认供应商的交货期，交货期要有一定的余量。了解供应商物料管理及生产管理能力。在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任。准备替代物料来源。

2、拟订采购进度时间控制表

采购部需将请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，予以合理的规划。每天上班查看ERP业务预警信息中采购订单提前预警表和拖期采购订单预警表，并实施跟催工作。

3、制订沟通计划

采购需和生产部计划主管密切联系，关注销售市场情形和生产部计划变更情况，已逾交货日期却尚未到货的，物料采购专员应加紧催交，并将拖期采购订单预警表导出发送给生产部计划员，以便做好生产协调工作。采购需制订计划，定期与供应商进行联系，以便掌握供应商的实时信息。

五、跟催方法

物料跟催包括但不限于以下四种方法，物料采购专员应据情况选择合适的方法，确保采购交期的达成。

1、订单跟催

按照订单预定进料日期，提前一定时间跟催，具体包括以下两种方法：

联单法，将“订购单”按照日期顺序排列，提前一定时间跟催。统计法，将“订购单”统计成报表，提前一定时间跟催。

2、定期跟催

每周固定时间将需跟催的订单整理好，打印成报表，统一定期跟催。

3、物料跟催表

应用ERP预警信息中采购订单提前预警和拖期采购订单预警进行物料跟催。

六、采购跟催措施

1、定制物料跟催

对于定制物料，需对供应商的生产过程进行监控：

物料采购专员需及时了解供应商的备料情形。为供应商提供必要的材料、模具或技术支援。物料采购专员了解供应商的生产进度情况。交期及数量发生变更时应及时通知供应商。

2、非定制采购跟催

物料采购专员应及时电话查询交货进度。

3、重要物料跟催

必要时派专人驻场监控，确保供应商按时交货。将累计交货结果以报表或警示的形式告知供应商，促进其改善。

4、跟催结果及时上传并共享

将采购跟催的最新状况在采购跟催报表中更新，每天下班前上传到生产部公关查询平台。

七、跟催工作考核

1、采购人员跟催考核

采购需将跟催工作中的如下内容纳入采购人员绩效考核体系。

采购人员对交货延误原因进行分析的情况。采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况。采购人员对交期的控制情况。

2、供应商交期管理和考核

合同规定逾期交货赔偿的，采购部应按照合同规定条款向供应商索赔。对于逾期未交货的供应商，本公司可按照合同约定取消向其订购。将供应商交期延误次数、时间、数量等纳入供应商考核范围。将供应商交期延误对本公司造成的损失纳入供应商考核范围。对交货及时、质量优良的供应商，增加付款优惠及其他奖励。

八、附则

1、采购部负责本办法的起草、制定、解释、修改、废止等工作。

2、本办法自发布之日起开始实施。