办公室电话通知技巧(商务礼仪之电话交际，职场商务电话礼仪常识)

电话里的交际，从严格来说，它不属于交际。因为交际在以前被认为是在“面对面”的情形中，但在今天，电话的应用是如此的广泛，我们也不妨把交际的范围稍为放宽一点。

在交际艺术中，它要求人们在和人家交际时必须保持恭谦的态度，而现在电话交际中，它也是一样提醒我们必须保持恭谦的态度。礼貌是保障交际成功的基本方法。

在普通的情形下，电话总是能带给我们很大的方便，为我们节约许多宝贵的时间。比如，我们对于一些难以当面宣诸於口的话，总以为可在电话中畅所欲言，不仅可以把彼此的地位差距减少到最低的程度，也可节省拜访的一些经费和时间。最重要的是，它可以减少一些必不可少的琐事。

但是，电话交际总不同于面对面形式的交际，为此，我们必须清楚电话交际时的一些特性：

1.电话交际时是看不见对方的表情和动作的。现在如香港、日本、美国等地方已出现一种电视电话。它不仅可以看到对方的动作，也可以听到对方的声音，甚至可以看到一些文件的内容。目前仅限于会议用途），对方是否在微笑，或者在做其他的一些事，这一切都无关宏旨，最大的好处是不受拘束，交谈比较轻松。但是正因为不知对方的反应，我们在交谈更要小心、机警，必须在通话中学会随机应变。

2.正因为看不见对方的反应，只靠耳朵的敏感，所以，声调就成为第一了。

也许，你平时可能被称为彬彬有礼，但有一天，你却会在电话中招来失礼的结果。因为在电话交际中，由于看不到对方的容貌，自己的地位容易被自己忽略，从而不注意到双方间的现实地位，这样，则会招来不必要的失败。

正因为如此，声调的作用就被得到重视了。柔和的声音容易讨人好感，这是毫无疑问的。

在各传呼公司中，那些为客户服务的传呼小姐，我们乍一听，就可以感觉她们是受过专门训练的。

用电话交际，作伪的机会也多，某名女士便以装造特殊声音出名，她所用的声调，可以使人意识到她的意思，比如她不想应邀出外，就用一种分明很有睡意的声音，间接拒绝对方的邀请。

既然电话交际是看不到对方的，当我们听电话时，会出现一种极强的“视觉联想”，这一点必须引起大家的注意。

如某先生打电话回家，告诉太太说：“今晚我有应酬，不回来吃饭了，回家可能晚一点。”

可是，他的太太在电话中听出有一些跳舞音乐声，由此联想到先生打电话的地方，分明是在舞厅或者夜总会之类，这一怒真是非同小可。

至于后果如何，我们无暇猜想。

在电视上，或幽默书中，我们也常看到这样的一则笑话，说一个诚实的佣人接听电话时，听了主人吩咐，说主人出外了。她便这样回答：“我主人吩咐我告诉你，说他不在。”

这虽然是个笑话，却可以看出人人对于在电话里听到的话，由于联想力非常强，对方一定想到主人是在家中，只不过是不听电话罢了。

另外，电话中所使用的言词也要特别注意，以免稍有不当，因“说者无心，听者有意”，而导致对方的不愉快。

3.用电话来交际，也应时刻清楚它并不像面对面交际一样，而是有时间方面的限制。

在要用电话交际前，我们应该把重要事项预先做成记录，并在心底默念一遍，以免在拨通交谈后，忘了讲话内容。

在提到专有名词或是数字、字母时，不妨要求对方把它记下来，以免浪费时间。

还有，我们在打电话前，应先明了对方这个时候是否方便接听，避免他的休息时间或在工作高峰期打扰他，也可以让他有较好的心境来接听我们的电话。

最后，电话交际过程要避免长时间进行，以免使对方有一种“疲劳感”——应付性的交际总会影响到其质量。

我们也常听见有人说：“不是我又想挂断，而是对方一直不挂断，所以我就不好意思挂断……。”其实，我们不能只因为这个原因而迟迟不挂，或许对方也正有此意呢！当然，其中的技巧也需要我们去探讨的。