办公室工作技巧礼仪(2020办公室礼仪指南)

行政作为公司的大管家、企业的首席外交官，免不了会和领导以及公司外部客户之间有较多的接触。每一位行政都是公司的门面、每一位行政都是公司的名片，每一次行政接待也都可以看做是一次商务外交。因此行政在办公室礼仪方面需要格外注意。

下面一些行政办公常用的礼仪你做对了多少？

一、名片礼仪

名片一般要放置在衬衣左侧口袋或西装的内侧口袋中。

放在衣服口袋内时，衣服不要因为名片的放置而鼓起来，不要将名片放置于裤袋里。那样会很不礼貌。

如果上衣没有口袋，可以把名片放在专门的名片夹内，然后放置于公文包或随身所带的包内，方便取拿的地方。

01

递交名片

递交名片时，要双手递过去，以示对对方的尊重。

具体方式：用两手拇指放在名片正面，其余四指放于名片反面，名片的文字要朝向对方，以便对方观看。

递交名片的时候，可以讲一些“请多关照、请多联系，我们认识一下吧”之类的友好话语。

02

接拿名片

当对方递过来他的名片时，应态度认真恭敬，双手捧接并点头致谢。

拿过名片后，需认真看看名片上的内容，最好可以将名片上的姓名、职务（较高的职务）读出声来，然后再次表示感谢，细心的将名片放入名片夹或笔记本内。

坐着接名片时需要站起，以示尊重。

递交名片时的不礼貌行为：

a.无意识的玩弄对方名片

b.随手把对方名片揣入裤兜内

c.先于上司向对方递交名片

d.当场在对方名片上书写备忘的事情

递交名片时的注意事项：

a.在接受了对方的名片时，也要记住给对方递上自己的名片，否则就是表示拒绝的意思。

b.双方同时递交名片时，应左手接，右手递。

c.索取名片时不应直言相告，而应委婉的表达，如“今后如何向您请教？以后怎么与您联系？”反过来，如果不想给对方名片时，也需要委婉的表达，如“对不起，我的名片正好用完了”或者“不好意思，我的名片忘记带了”。

二、电梯礼仪

身在职场难免会乘坐厢式电梯或扶手电梯，乘电梯看似平常，却被许多行政人列为头号尴尬情景。但是只要明确一些基本原则，尴尬也是可以避免的。

那么乘坐电梯时需要注意哪些礼节呢？

01

偶遇领导同乘电梯

在等待电梯时偶遇领导，表示热情要适度，礼貌的道声好就可以了。

电梯内有人控制，你要让领导先进去。电梯内无人控制，你要先进去并控制好开关。

特别注意：当电梯里只有你和领导时，建议你不要随意开口，一般由领导来打破沉默或者发起话题。

02

与来访者同乘电梯

按下电梯按钮，门开后，如果是多位来访者你可先进入电梯，一手按住开门按钮，一手按住电梯侧门，请来访者进入。

只有一位来访者时，可手按侧门，并让来访者进入，自己再随后进入。

到达目的楼层时，按开门按钮，并邀请来访者先出电梯。

三、开关门礼仪

a.朝里开的门：如果门是朝里开的，行政应先入内拉住门，侧身请领导或客人进入。

b.朝外开的门：如果门是朝外开的，行政应打开门，请领导、客人先进。

c.旋转式大门：如果陪同上级或客人走的是旋转式大门，应自己先迅速过去，在另一边等候。

01

进入领导办公室开关门礼仪

a.敲门：敲门时要注意，用食指的中间关节轻敲三下，有门铃的时候轻轻按一下，如果没有反应，再重复一次。

不要长时间的敲门、按门铃，更不能用手掌拍门、用拳头锤门。得到允许时才可开门。

b.开门：门把对左手，用右手开；门把对右手，用左手开。

c.关门：离开他人房间需要随手关门，关门应该面向门里将门轻轻关上，不能背对着屋内主人关门。

四、会议礼仪

会议座位安排有以下几个原则：

前座为上

居中为上

离门远为上

视野好为上

右方为上

特别注意：会议途中遇到上司来的情况，应该起立，并将上司介绍给客人，向上司简单汇报一下会谈的内容，再开始会议。

五、乘车礼仪

和领导或客户同乘车，上下车的顺序不仅是一种讲究，也是一种文明的体现。

上下车的基本原则是“方便对方、突出对方”，一般是让领导和客人先上，行政及司机后上，下车时正好相反。

座位安排，在公务和商务接待时，多以“右后座为尊”且后座也被认为是相对安全的座位。

特别注意：如果行政和异性领导同乘车，车上只有领导和你时，上车前最好先问一下领导坐哪里合适。

一般情况下，如果领导自己开车，还是尽量不要坐在后排，会让领导有“专职司机”之嫌。

但是如果坐副驾驶遗留头发或口红等又可能会引起领导家属不必要的误会，引来麻烦。

所以上车前最好先问问领导。

六、微信礼仪

行政在工作中使用微信的机会频率越来越高，和客户联系、和供应商联系、和领导联系、和同事联系……没有哪一个环节不需要微信的，所以行政要懂得一些基本的微信使用礼仪。

01

公、私账号要分开

工作上的事情，尽量用公司的交流工具解决，可以给自己减少很多麻烦。

如果实在是不方便用两个账号，在设置朋友圈权限的时候，也要分组。维护自己的隐私的同时，也避免侵犯同事或领导的朋友圈。

02

避免使用语音

你不是领导的时候，尽可能避免使用语音。在工作群中发语音常常被认为是领导的“特权”。

当然作为领导也要尽量使用文字，因为文字可以一目了然，避免语音口语带来的混淆不清等状况。

而且因为听语音需要耳机，发语音常会给没带耳机的同事带来不必要的麻烦。

03

不要聊私事

工作群里的气氛都是较单一或压抑的，行政可视需要在群里做些活跃气氛的事。但是个人私事一定不要拿到工作群里去聊。

03

谨慎使用微笑表情包

微信表情里的微笑原本表示笑脸，就是单纯代表一种微笑表情。

但是现在微笑表情在年轻群体中通常表示“呵呵”的心情，是讥讽的含义。

为避免误会，在微笑聊天中，尽量不要使用微笑表情。

七、办公秩序

01

上班前的准备

a.充分计算时间保证准时出勤

b.如有可能发生缺勤、迟到等现象时，应提前给上级联系

c.计划好当天工作的内容

d.最好将当天要做的事情进行简单的排序

02

建立良好的人际关系

同事之间建立良好的人际关系，是行政开展正常、顺利工作的基本保障。因此我们需要注意以下几个方面：

a. 遵时守约，一个不能遵守时间的行政，往往不会被领导和同事信任。

b.尊重他人，与上级和同事讲话时，应有分寸，不要什么话都说也不要过分随意。毕竟行政在一定程度上也代表着公司形象。

c. 公私分明，行政需要管理较多的公共财物，必须要公私分明，严禁将公共物品据为己有或带回家私用。

d. 加强沟通，工作积极主动，同事之间要互通有无，相互配合，才能更好的开展行政工作。

如何做一名被领导信任的行政？

把握好上下级关系，部门的正常运作是通过上传下达，令行禁止的，上下级间要保持正常的领导与被领导关系。

不明之处听从上级指示，工作之中如果遇到超出能力范围，不能处理难以判断的事情，应主动向领导汇报，并听从领导安排。

不在背后议论领导，以及同事的行政才是合格的行政，否则从你嘴里出来的“小道消息”，往往会带来大的负面影响。

如何成为一名好行政？

行政服务热情真诚

回答问题清晰明了

处理事情正确迅速

办公时公私分明

上级布置安排工作前，积极主动

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