办公室邮件常用技巧(低龄留学生必备技能：如何使用邮件有效沟通？)

在英国，无论是老师还是学生都更倾向于用邮件来沟通、讨论学习/工作的问题。

沟通交流上的变化给许多同学带来了很多苦恼，小编今天带来了一些小tips来帮助大家学习如何与学校老师、同学通过邮件沟通~

邮件沟通可以分为五个部分，下面小伊给大家一一解析：

一、构建邮件

一封正式的邮件，包括标题、收件人、抄送人和正文。

01、标题

大家千万不要忽略标题，一个清楚的标题可以让对方知道你的来意。

大家常用的标题包括：

约时间: Scheduling a time

问问题: Question about xxx

02、收件人和抄送人

收件人和抄件人的区别在于：收件人是最重要的，你希望得到他的回复；抄件人是邮件内容的相关者，不需要回复邮件。

03、正文

正文又包括：称呼、问候、内容和结尾。

称呼模板：Dear Title（与对方特别熟悉的情况下不需要加Title） Last name

不知道对方名字或者性别: Dear Sir/Madam or To whom it may concern

收件人是两人或多人: Dear both/everybody/all

如果对方是女性且不知道她是否已婚，用“Ms.”来代替“Miss”和“Mrs.”

值得注意的是，大家发邮件给老师，不要用“teacher”作为对方的Title

问候例句：

Good morningI hope this email finds you well

Hope everything is going well with you

Wish you all good these days

Thanks for your quick reply(回复邮件)

Apologize for the late response/reply(较晚回复邮件）

内容开头：

I am writingto you because…

I am writing to you regarding…

Might I take a moment of your time to…

At your convenience,would you please…

结尾例句：

Thank you for your help/patience/understanding

I am looking forward to hearing from you soon

I am looking forward to your kind reply

Thank you for your reading

Have a good weekend

结束语：

正式：Best Regards/Best Wishes

半正式：Sincerely/All the best

二、年终工作总结

01、定时清理收件箱

这样可以减少混乱和压力。不要在收件箱中存储电子邮件，将它们移到文件夹中，杂乱无章的收件箱有被忽略、遗漏或遗忘的风险。

02、避免文件夹变得太大

大文件夹很难管理，打开速度慢，定期进行内务处理，删除不再需要的邮件。

03、在固定时间处理邮件

可以频繁的查看邮箱，但尽量留出特定的时间来处理电子邮件，这样你就不用担心自己在写论文的时候被打断思路啦！

04、减少期望

并不是所有的邮件都能立刻得到回复的，毕竟每个人的时间安排不一样，正常来说，工作日期间2-3天还没有得到回应，大家可以再发邮件催一下。

三、回复邮件

01、replay或者replay all

大家在回复邮件之前，请仔细考虑清楚，是不是所有收件人都需要收到你的回复？有时候，用replay all会给收件人带来很大的不便。

生活中，人们经常会被添加到一个电子邮件中，随后发生的所有讨论他都能收到，但其实这些事情与他并没有太多关系。

02、保存常见问题的回答

如果大家经常被问到相同的问题，可以保存自己的回答文本，以便将其粘贴到后续的答复中。

03、添加自动回复

如果大家在休假期间或者在外旅行，不能随时查看邮件，可以设置一个自动回复，让对方知道，如果他很着急，可以通过其他什么方式联系到你。

四、转发添加摘要

转发他人邮件给第三方时，大家最好先总结一下转发的内容，以便收件人快速作出回应。

注意，不要转发违法信息。

五、有选择地添加附件

大家可以在邮件正文中添加文本，或者将文件保存到共享驱动器或web空间，然后向收件人发送web地址。

请仔细考虑附件格式，文本（txt）、可修改文本格式（rtf）和可移植文档格式（pdf）的文件通常比Word（doc）格式的文件更紧凑。

Office 2007文件格式（例如，docx）比doc格式更紧凑，但需要注意确定，收件人是否可以打开office 2007格式的文件。

另外，文档中的图像会导致文件增大。而添加的附件太大，会减缓邮箱的工作效率。

在英国，没有预约就“杀”到办公室、堵老师的行为，是非常不礼貌的，无论是预约个人谈话，还是咨询作业相关的事宜，抑或是投诉、倾诉，都最好是先用邮件联系对方。

比起短信、电话，邮件显得更正式，且有助于把问题交代清楚，不受时间局限，发邮件也成了在国外学习生活必须要掌握的技能之一。