办公室主任技巧(新时期医院办公室人员要强化八种能力)

一、文字表达能力

新时期医院不但要抓好临床业务工作，还要抓好社会和公共关系，树立良好形象。办公室是出材料、出政策、出思路的地方，我院行政后勤人员均为一线专技医务人员，在起草领导讲话、汇报材料 、新闻发布，小到职工会议、拟发通知等，都离不开“笔杆子”。因此必须做到四点:一要勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写好材料。二要多实践。要写好材料，必须有持之以恒的精神,多想多思、多写多练，在实践中不断提高。三要善观察。既要善于观察分析领导的言行，又要善于听民声、察民情,在结合上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。

二、口头表达能力

在办公室工作，口头表达是一项基本功。在具体工作中，一是要多请示、多汇报。要尽可能多地向领导汇报主要工作或关键问题，及时得到领导的最新指示。二是要会请示、会汇报。尽可能多地反复向领导陈述或汇报某一项自己和其他同事都认为比较成熟的意见或建议，从而赢得领导支持，推动工作开展。三是要区别情况，少请示、多汇报,或多请示、少汇报。要根据工作的实际情况以及领导者的工作风格，适时选择汇报、请示的频度、深度和广度。

三、协调督导能力

办公室要协调、督导行政各种例会，领导交办等内容和事项。在这种“无权力协调”中要处理好四个关系。一是处理好重点和一般的关系。既要保重点又要兼顾一般，努力掌握“弹钢琴”的艺术。二是处理好对上负责与对下负责的关系。对上要参谋于服从之中,做到服务与参谋两不误。对下要服务于领导之中,领导与服务双推进。三是处理好中心工作和日常工作的关系。既要抓住中心工作，又要抓好日常工作。四是处理好对工作重点进行预防督查、中期跟踪督查和按时督查反馈的关系。

四、医院管理能力

医院办公室管理工作内容繁杂、任务繁重，文稿起草、办文办会、值班接待、机要保密等工作，每一个环节都要有相应的制度规范,以确保程序严密、环环相扣、各司其职、密切配合、高效运转。一方面完善办公室工作制度，培养按制度办事的自觉意识，促进办公室工作的制度化、规范化、科学化。另一方面建立完善岗位责任制，做到职责分明。一级抓一级,层层抓落实。要以“德、能、勤、绩、廉”为主要内容,建立公平合理的考核奖惩机制。对办公室工作中的薄弱环节，建立信息反馈制度、跟踪督查制度和责任追究制度等调动人员的积极性。

五、参谋决策能力

办公室作为医院的“参谋部”、“智囊团”，要发挥其应有作用，必须在“多谋”、“善谋”上下功夫。一是知识面要广，要广学博采，努力成为“百事通”。二是情况要熟，要做有心人,注意整理方方面面的情况,成为领导的“资料库”。三是反应要快。坚持高效率、快节奏、雷厉风行、立竿见影的工作作风，对领导交办的事项要分轻重缓急，做到急事急办、特事特办、难事巧办，今日事今日毕。

六、突发事件处理能力

由于突发事件的不可回避性，办公室作为医院工作的“中枢”，必须具备快速反应、积极应对的本领。一要及早报告。遇到突发事件，要及时向领导及有关部门报告。二要果断决策。若遇到不可能按常规程序处理的突发性事件，办公室主任要敢于拍板、果断决策。三要制订预案。一旦事发，迅速行动，有备无患。四要稳妥善后。对于突发性事件造成的不良影响、带来的损失，要积极稳妥处理，并及时总结教训，避免类似事件的发生。

七、综合服务能力

医院的服务对象是病人，医院的一切工作都围绕着病人进行。随着现代领导的素质不断提高，对办公室工作提出了更高的服务要求，从过去的文版性、事务性服务转变到为领导提供科学化决策服务，办公室所从事的工作更多的是服务型、协调性，每一个工作人员都是“后勤人员”，必须树立全心全意为病人服务，为临床第一线服务的思想，不能以“管理者”自居要有奉献精神，为临床服务、为患者服务时，要做到耐心、细致、热情、周到。

八、现代化信息能力

随着现代信息化建设的加快，管理层不出办公室，就可了解和掌握全院的工作动态。因此，大力推进办公室自动化建设是转变工作方式、提高工作效率的重要举措。办公室人员要成为信息灵通人士，对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈、及时提供。在办公室自动化建设的过程中，办公室成员的水平还有待于进一步提高，办公室人员要下功夫学习、钻研，提高自己的办公自动化能力。

总之，办公室工作责任重大，权力有限。但只要做有心人，认真探索研究办公室工作的规律，甘于吃苦、乐于奉献、勤于思考、善于创新，就一定能适应不断发展的新时期办公室工作的需要。