怎么礼貌咨询别人办公技巧(文秘人员如何正确接打电话？)

接打电话是办公室工作的重要内容。学会礼貌、准确、高效地管理电话事务，是办公室文秘人员的必修课。

一、拨打电话的技巧

（一）梳理通话内容。明确给谁打、何时打、为何事、如何说。并根据事情的重要程度，准备腹稿或书面提纲，避免遗漏重要事项。同时准备记录工具。

（二）陈述通话内容。电话接通后先自我介绍。准确、清晰表达通话内容。对于重要信息，如时间、地点等，要重点强调。

（三）整理电话记录。通话结束后，及时整理电话记录，对通话中临时增减的信息进行整理，及时更新。

二、接听电话的技巧

要常备电话记录单，可快速记录通话信息，特别是重要信息。如时间、地点等，有效避免因记忆模糊倒置的错误。电话记录“5W1H”技巧：when 何时，who 何人，where 何地，what 何事 ，why 为什么，how 如何进行。