办公室档案归类技巧(新手档案员如何做好档案整理工作？)

档案工作的基础是具备丰富的档案资源，档案资源来源于各部门形成的文件材料，收集好这些文件材料并经过规范化整理才能形成真正意义上的档案。作为新手档案员怎么整理档案呢？

严格意义上来说，“整理档案”的说法并不准确，档案是具有保存价值的历史记录，真正整理的是文件材料，运转完毕的文件材料经过规范化、系统化的整理，形成归档文件，移交入库后才是档案。

1.剔除不归档的文件材料

收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文）都要归档。需要认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。

机关文件材料归档范围：

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。

以下几种文件材料可以不归档：

（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

2.将不同“年度”文件材料分开存放

文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点：

（1）一般以文件形成日期为准；

（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；

（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；

（4）几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

3.鉴定保管期限，按期限分开存放

（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。

（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的要求,结合各自的工作实际,制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。

4.排列归档文件的先后顺序

（1）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（2）归档文件的先后顺序

①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.编写页码

（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

6.加盖归档章，填写档号项

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。

7.装订、装盒

归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

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