办公用品 使用技巧(职场中，企业如何对办公用品进行管理)

办公用品，企业每天都在使用的低值易耗品。尽管目前各个企业都在推行"无纸化办公"，"电子工作沟通平台"，但对于规模企业来说，办公用品每月的消耗也是不小的数字。

虽然有的企业因为产品毛利率比较高，对于成本的关注点更多集中在产品生产的过程，但"蚂蚁再小也是肉"，办公用品迟早也会进入管理者"降本"的法眼，因此，本文，特就办公用品的采购和管理做一分享。

首先我们先看一下办公用品都包含什么？

1.办公用品

笔类：圆珠笔、铅笔、钢笔、油性笔、白板笔、荧光笔、笔芯、墨水；

本类：大、中、小号、软皮、硬皮等各种本、帐本；

装订类：回形针、大头针、订书钉（大、小）；

文件夹类：铁夹（大、小）、长尾夹、拉杆夹、各类文件夹（三寸、两寸、1.5寸等）、

文件袋、文件架等；

2.办公工具：订书机、取钉器、剪刀、裁纸刀、笔筒、打孔机、平板夹、计算器、直尺；

3.其他工具：透明胶支座、透明胶、双面胶、胶水、橡皮、涂改液、标签纸（各种规格）、告

示贴、收据、印章油、相册、白板磁铁、白板、沾水缸、磁粒、透明文件册等；

4.办公用纸：复印纸、多联打印纸、普通白纸、传真纸、凭证纸、帐页等；

5.清洁用品：拖布、洗衣粉、肥皂、空气清新剂、杀虫剂、卫生纸、洗手液、 蚊香等；

6.五金电料装饰类：电线、插头、阀门、节门、门锁、合页、灯具、管具、矿棉板等小件物

品；

7.办公设备：空调、电灯、办公桌椅、橱柜、档案柜；

8.其他类：不属于以上几类的其他物品(如工作服、印刷资料、电话机、传真机等）。

然后就是划分责任了，谁来负责办公用品。

1.采购专员负责办公用品的采购；

2.行政专员负责对各部门物品申购的审核、统计并形成采购计划或报告；

3.行政专员负责台账的记录集月度分析工作；

4.行政专员负责对用品使用情况的监督。

第三，将办公用品的采购周期进行分类，便于制作采购计划

1.日常消耗类：月计划采购办公用品；

2.临时采购类：清洁用品、药品类、五金电料装饰类、其他类。

第四、办公用品的申报要有要求

1.月计划各部门每月20日将本部门下月需求计划报行政专员审核，行政专员结合当月库存及需 求情况，编制下月的物品采购计划，每月30日前审批完毕；

2.行政专员每月3日前将审批后的计划报采购专员。

3.临时采购根据需求物品的不同需要采取填写《临时物资采购审批单》

4.对于一次性需采购4项以上，总价格在500元以上的或需要对使用情况进行特殊说明的，必须先写书面申请。

第五、办公用品的保管

1.行政专员对入库物品进行建帐，要求帐面清楚、帐物相符；

2.对物品内附带的赠品视为正常物品，重新记帐；

3.行政专员对库房内所有物品的安全及数量负责；

4.行政专员要对库房物品进行妥善安置，注意防虫、防潮、防蛀；

5.对到期物品进行销毁。销毁前，行政专员列明需销毁物品清单和销毁原因，报部门负责人批准后执行，并存档；

6.不得私自将物品带出库房。

第六、办公用品领用

1.各部门每月8日以后到行政专员处按使用需求开据领料单；

2.持领料单到库房管理员处领取相应物品；

3.领用后，若有质量问题，立即返还行政专员更换；

4.在正常使用期内，属于个人原因造成损坏、丢失的，照价赔偿；属于质量问题，先确定是否在保修期内，如出保按相关要求申报维修或更换；

5.领取人须在《物品领用单》签字确认；

6.对于计算器、订书器、文件夹等非人为原因使用寿命终止的100%以旧换新；

7.原则上在第一次领用笔后，只允许在以后的申报中领用笔芯；

第七、零库存要求

部分物品实施零库存，零库存包括：

1.五金电料装饰类（照明设施等）

2.药品类（藿香正气水、创可贴、金嗓子喉宝、云南白药等）

3.清洁类

以上设为零库存，主要因为不是经常用的物品，这样既可以不必占用库存空间，又可不用占用资金，在用时，可以随时采购。所以设为零库存。

第八、部门人员离职时办公用品的交接

1.将自己所领物品（未使用完毕的）交回行政专员。

2.行政专员确认无误后，才能签字。

第九、部门人员调动时

1.在公司内部调动，无须交回自己所领物品，本部门内部交接好即可。

2.调离公司的，必须将自己所领物品交回行政专员。

3.行政专员确认无误后，才能签字。

以上即为我对办公用品管理的浅显分享，如果能起到部分作用，就没白白码字了。