办公室电话接听技巧(体制内生存指南 | 领导叫你去办公室时10分钟内一定要做好以下准备)

在机关工作的同仁，都有这样经历：当你正在奋笔疾书，起草后天会议领导讲话的时候；或者，当你正在接听电话，回应群众咨询的时候；或者，当你终于忙完手头上的工作，准备放松片刻的时候；或者，当你认为已经下班了，终于可以闪人的时候；突然，领导一个电话或者其他同事告诉你，让你去领导办公室一趟！！！

这个时候不管内心有什么想法，你都应该放下手中的工作或者收回放飞的灵魂，然后在一两分钟、四五分钟、最多10分钟之内出现的领导办公室。这个时间的长短，取决于你和领导办公室之间的距离、取决于你和领导之间的级别差距、取决于你和领导之间的关系融洽程度、还取决于到底是领导找你安排工作还是你需要找领导签字。

好了，领导的要求你已经知道了，现在包括在路上的时间，你最多有10分钟来做好准备。

现在开始计时！

第一分钟。

无论现在手边有什么工作，通通一律先放一边。如果有未保存的文件，先保存好；如果桌子上有秘密文件，先收起来锁好。

如果正在接打电话，告知对方实际情况，稍后再与对方联系【例外情况是：正在和你通话的领导职务更高】。

第二分钟。

马上找到你的笔记本、笔，如果你恰好也是材料狗，请一并带上录音笔。之所以要带上本和笔，一方面是表明自己对待工作的态度，另一方面是对领导的尊重。

要知道，领导让你过去，绝大多数情况下不会是找你唠嗑的，肯定有工作安排给你或者要找你了解相关情况。

带上本和笔，一方面，可以随时把领导的要求记下来，防止事后遗忘；另一方面，领导问你事情，如果你一时想不起来或者记不清楚了，还可以随时翻翻笔记本，看看当时记录的情况。

第三分钟。

马上思考领导找你会是什么事情。这一点非常重要。因为领导问话有时候会比较简单，比如，只会说：“那个事儿咋样了”“或者，那个材料写好没有”，一般不会说：“我上周五下午在我办公室给你交代的让你去财务处问问采购办公电脑的具体流程，你问的咋样了”“或者，后天上午某主任开某某会要用的讲话材料，你写好没有”。

如果你没有任何思想准备，或者在近期事情比较多的情况下，很容易会被问“蒙圈”！这个时候，你反问领导：“啥事儿，或者啥材料”，那样很可能会给领导留下“办事不牢靠”或者“责任心不强”的印象。

所以，提前预测一下领导找你会是什么事情，然后做好思想或行动上的准备，非常有必要。

猜对了，你在领导心中的分量会越来越足、领导也会越来越倚重你；猜错了，也没有太大关系，说明你还没有跟上领导的思路，还需要继续修炼。

有一个段子很能说明问题：“还记得那是一节数学课，数学老师突然说：‘那个谁，你去那个哪，把我的那个啥给我拿过来！’当我们一脸茫然的时候，只见数学课代表飞一般的冲了出去，又飞一般的把办公室的数学卷子拿了过来……我们都称他为‘骨灰级走狗’”。

第四-五分钟。

马上准备可能会用到的资料。如果有超过五成把握，猜到领导找你是什么事情的话，就可以准备相关资料了。

比如，你是“材料狗”，正在写后天会议上的领导讲话，这个时候领导叫你，十有八九是问你材料的事情：

1.如果你已经写好了，马上打印出来，带上，领导问的时候，立即交给领导，这是比较完美的状况；

2.如果你没有写好，或者压根还没有写，那接下来就要考虑如何应付领导的问话了；

3.如果近期事情比较少，只有这一个材料，却还没有写完或者还没有开始写，这是比较被动的，可以跟领导说“正在写，还不是很成熟，今天晚上在加班完善一下，明天早上交给您；或者，原来没有接触过类似的稿子，正在收集资料，已经收集的差不多了，今天晚上加班写，明天一早交给您初稿”；

4.如果近期事情比较多，有很多材料都需要你写，那么这刚好是一个契机，你可以借此机会，跟领导说“近期事情比较多，那个材料还没有来得及写，您看能不能交给其他人或者把我手头上的那几个事儿交给其他人”；当然，这种情况的结果，最不好掌控，很可能如你所愿、活儿少了，也可能挨一顿批、活儿一点儿没少，所以，建议慎重轻易尝试。

第六-七分钟。

这个时候必须要动身了。带齐所准备的相关资料和你的笔记本、笔、录音笔等装备，小步快跑，去找领导吧。

同时，在路上的时间一定也不能浪费，大脑一定也不能清闲，要继续思考领导找你会安排或询问什么事情，力争把你能想到的所有结果、所有应对举措，全部想好，有备无患。

第七-九分钟。

多数情况下，你应该出现在领导门口了。注意，不要直接进！无论是否开着门，都应该先敲门，得到允许后再进去。

第十分钟。

进到领导屋，打开笔记本，随时听候并记下领导的指示。

如果你去的晚了，可以解释一下，刚才正在忙，要把手边的工作先简单规整，所以耽误了点时间。