电脑办公室文件整理技巧(解读 | 《归档文件整理规则》—编目②)

5．题名

题名即文件标题。题名直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的关键项目，是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、事由、文种3个部分组成，例如《××局关于加强档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明，标题直接由事由和文种构成。在填写题名时，一般以照实抄录为原则，如果存在没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的，应全部或部分自拟标题。自拟内容应外加方括号“[ ]”，以与原标题内容相区隔。在实践中，除一般情况外，还存在一些较为特殊的情况，处理方法如下：

（1）没有标题、标题不规范

文件没有标题或者标题不规范的，应该按照“责任者 事由 文种”结构部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。比如“关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”应该拟写为“[××档案局]关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”。

（2）标题不能反映文件主要内容

这类问题主要集中在人事任免通知、会议记录和通报等文件材料的题名中。对于标题不能反映文件主要内容的，应该部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]"，以便于之后的检索使用。在包含多人的人事任免中，标题如果只出现其中一人，应全部或部分拟写题名。比如，“××局关于×x×等3位同志职务任免的通知。就应该拟写为“××局关于×××[×××、×××]等3位同志职务任免的通知”。会议记录标题不包含会议主要内容的，也应部分或全部拟写题名。比如“会议记录”应拟写为“会议记录[研究档案库房安全设施改造方案]“。通报不包含通报主要内容的，同样应部分或全部拟写题名。比如“××市档案局通报”就应该拟写为“××市档案局[关于市直机关档案管理情况的]通报”。

（3）存在副题名或并列题名

有的文件除了正题名以外，还有副题名或并列题名。副题名是指文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明；并列题名一般指以其他语言文字书写的题名。一般来说，同时存在正题名、副题名的，填写时照实抄录即可。比如“强化目标管理，推动机关档案工作发展一一一××同志在机关档案工作会议上的讲话"，在填写题名时应一并抄录。不过，如果正题名能够完整反映文件内容时，副题名也可以不抄录。而对于同时存在正题名、并列题名的，填写时应一并抄录，不能简略。

（4）来文与复文作为一件

来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。编制题名时除照实抄录复文标题外，还应增加“及请示”、“及函”字样，外加方括号”[ ]"。比如“××局关于档案室建设规模的批复[及请示]”。

（5）附件独立性较强或单独作为一件

原则上，正文与附件为一件时，编制题名不需要考虑附件标题情况。不过，在特殊情况下，有些文件的附件独立性较强，或者附件是正文的重要补充和说明，如果在题名中只体现正文标题而不反映附件内容，可能造成漏检。比如在发布制度规定时，通知正文是实施意见，而附件则是具体的制度规定，在这种情况下，应该在正件标题后抄录附件标题，外加方括号“[ ]”。比如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定[附件：市民公约]"。有多个附件的，附件之间用“；”隔开，比如“关于发布《数字档案室建设指南》的通知[附件1：数字档案室建设指南；附件2：重点问题解答]"。附件单独作为一件的，填写题名时应在附件标题前抄录正文标题，外加方括号“[ ]"号，并注明“附件”字样。比如“[关于进一步加强我市精神文明建设的决定〕附件：市民公约"。有多个附件的，应一 一在附件标题前抄录正文题名，外加方括号“[]''，并注明“附件1”、“附件2”等字样。比如“[关于发布《数字档案室建设指南》的通知〕附件1：数字档案室建设指南”。

（6）定稿、历次修改稿单独作为一件

定稿、历次修改稿分别作为一件时，在照实抄录文件标题外，还应注明稿本性质，比如定稿、第×次修改稿、××领导修改稿等，外加方括号“[ ]”。比如“××局十三五档案事业发展规划[定稿]"。（7）多次会议记录组成一件时，题名格式为：责任者 起止时间 会议记录名称，外加方括号“[ ]"。如：“[××局2014年1至4月局长办公会议记录]”。（8）多人的介绍信（存根）组成一件时，题名格式为：责任者 起止时间 介绍信（存根）名称，外加方括号“[ ]"。如：“[×x局2014年干部调人介绍信]"。

6.日期

日期是文件的重要特征之一，反映文件产生的时间背景，是查找档案的常用途径。文件的日期即文件的形成时间（落款时间），多份文件作为一件的，以第一份文件的日期为准。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位的在左侧补零。如2014年1月17日，标注为20140117。未注明日期的文件，编目时应根据文件内容加以考证并填写，确实无法考证的，其日期可以以归档年度为文件年度，月、日用零补足，比如20140000。

7．密级

密级为《规则》新增加的编目项目。密级应依据文件实际标注情况，按照《档案著录规则》（DA/T18一2009）要求填写汉语拼音代码或汉字代码，如“机密”或“JM”。文件明确标注保密期限的，应同时填写保密期限，如“机密]年”或"JMI年"。对己升、降、解密的文件，应填写新的密级。归档文件没有密级的，此项目留空即可。

8.页数

页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。（也称为有效页）计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如关于××问题的请示和批复分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

9.备注

备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱不堪。另外，如果有些条目需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“ *”号，将具体内容填入备考表中。

未完待续