礼节是人们表示尊重、敬意的惯用形式，是文明礼貌的具体体现。办公室工作人员往往要作为单位的代表，承担一些迎送往来、接待客人的工作。常常会有职员在实际工作中，抱怨接待工作不好做，吃力不讨好。因此，讲究礼仪、注意礼节就成为办公室人员所必须具备的品德和素质。根据多年的经验，本人感到办公室人员特别要熟知、掌握基本礼节主要有七种。

接待来访的礼节。

办公室人员接待来访，经常遇到四种情况：一是下属单位来人；二是上级单位的人员视访；三是兄弟单位的工作走访；四是外地、外单位的来访。不论遇到哪种情况的来访，办公室人员都必须注意态度热情、主动，待人礼貌周到。当客人来访敲门时，要热情地回答“请进”，并立即从座位上站起，表示欢迎；当客人走进办公室时，要主动安排座位，招呼客人“请坐”，并立即双手送上茶水；当客人说明来意后，应根据客人的合理要求尽力做出安排，如难以满足客人愿望时，须耐心向客人说明原因，请客人谅解；当客人告辞时，应起立热情送别，并欢迎客人以后再次来访。

由于客人来访的原因不一，办公室人员们必须根据不同的米访对象采取一些不同的礼节；

对来自下边的人员，接待必须热情，不能让人家有丝毫“冷”的感觉，更不能让人家感到上级单位“人难见、脸难看、事难办”。下边人员来访，多系汇报工作，反映意见，其心情是希望工作受到领导的重视，意见得到领导的采纳。因此，办公室人员一定要针对上访人员这一心理，做到：倾听意见要诚心，记录问题要精心，解答询问要耐心。这“三心”，不仅是一种接待的方法问题，更是一种对来访人员最实实在在的礼貌和礼仪。
接待上级单位的人员来访，要注意问明对方的身份和来意，及时向有关领导汇报，必要时还应请领导出面会见， 以表尊重。兄弟单位的人员来访，他们的心情是尽快把事情办好，这就是接待的礼仪和办事的效率有机地联系在一起了。在接待工作来访时，要时刻想到“办事拖拉就是慢怠和失礼”，既注意态度要“热”，更注意接待的工作效率，力求使对方满意。

办公室人员接待外地人员来访，要注意三条：

要想到各地的口音差异很大，接待要尽量不用本地方言，要讲普通话；要想到对方风尘仆仆，分外辛苦，再加上人生地不熟，食宿行路都会遇到不少困难，接待中主动询问对方的生活情况，主动介绍地理环境、饭店和公共交通线路，必要时还应主动帮助安排旅馆、招待所。要想到各地的习俗不一样，接待要注意尊重人家的风俗习惯，不要用本地的习俗去勉强人家。

与客人见面的礼节。

办公室人员，在社交场合与客人见面要注意三种礼节：

介绍的礼节。“介绍”有两种形式，一是自我介绍，再一是为他人介绍。不论哪种介绍，都应注意谦虚、大方、自然。

自我介绍时，要注意主动向对方点头致意并问候“您好”，报出自己姓名，单位等。介绍他人时，要注意有礼貌地以手示意，简要地说明其单位、职务和姓名。在为双方互相引见时，要注意不颠倒顺序。先要把主人介绍给来访的客人，把职务低的或年龄小的介绍给职务高的、年龄比较大的，把男士介绍给女士。介绍时，被介绍者一般应起立点头致意。握手的礼节。握手是人们见面最常用的一种礼节。握手要注意先后之别，一般来说，见面握手应由主人、职务高者、年龄大者或女士先伸手，客人、职务低者、年龄小者或男士见面时应首先进行问候，等对方伸手后再握手。见面握手还应注意方法和姿势：握手要先摘下手套；握手不能东张西望，要双目注视对方，微笑致意；握手除了关系极为亲近的，往往长时间双手握在一起外， 一般握一下就可以了，对女士握手一般应轻轻一握即可，身份低者对身份高者、年轻者对年长者握手，应稍微欠身，双手握住对方，以示尊重。人多时互相握手注意不要在人手臂上方或下方交叉握手。

交谈的礼节。

办公室人员与别人交谈时，应从以下儿个方面注意礼节：

态度诚思。就是在自己说话的时候，要注意态度诚恳坦率，不拐弯抹角、不搞“外交辞令”、不“话到嘴边留半句”，坚持讲实话、讲心理话、讲肺腑之言。在聆听对方说话的时候，不能左顾右盼、老看时间、打哈欠、仲懒腰，显露漫不经心或不耐烦的样子，一定要聚精会神，专心听讲。讲究分寸。说话要讲究艺术，不过头、不嘲弄、不庸俗、不粗鲁，让人听着顺耳；说话注意对方的情绪，触伤对方感情的话不讲，对方不爱听而又不涉及大是大非的话少讲，对方一时接受不了的话不急于讲；说话注意避免“一言堂”，不夸夸其谈，忘乎所以，不忘记给别人说话的机会；交谈发生争论时，注意掌握“火候”，节制感情，不喊、不吵，不斥责、不恶语伤人、不理直气壮，坚持“理直气和”，要学会“弹纲琴”。
举止端庄。与他人交谈，表情要自然、亲切，不能呆呆板板，不能故作姿态、“皮笑肉不笑”，要从说话的表情上给人以“亲”的感觉，而不能留给人家“虚”的印象。说话的动作也应注意，交谈可以适当做些手势，但要注意不要用手指指人，不要动作过大，手舞足蹈，更不要拉拉扯扯、拍拍打打，坐在座位上交谈，手不要搭在邻座的椅背上，腿不能乱跷、摇晃、颠抖，更不能把腿搭在椅子扶手上或把身子坐在椅子扶手上。交谈时不要搞小动作，不要唾星四溅，不要修指甲、剔牙齿、掏鼻子、抹鼻涕、挖耳朵、搔痒、脱鞋等等，如遇打喷嚏，应用纸巾捂住嘴、鼻，面向两耳旁，避免发出声音。时间适度。交谈的时间，要照顾到对方的精力和情绪，切忌没完没了。别人说话的时候，不要贸然打搅，随意插话，待人家说完再上前；如需要参与交谈，应先打招呼，征求大家的同意；如人家在进行个别谈话或是领导之间研究问题，不要凑前旁听，应主动回避。

陪访的礼节

办公室人员经常要随同领导或陪同来宾出访，这就需要了解和掌握陪访的礼节。

访前。要及时主动地联系好，按计划提前安排好相关事项：要提前做好相关资料方面的准备工作，提前送给领导或来宾；要根据需要，准备好车辆。乘车。要先让领导和客人上车，并注意提醒领导留心，避免磕撞，关门要待领导或来宾坐稳后再关，以防止夹伤领导或来宾的手足。到了目的地后先下来，为领导和客人开车门。开车门也应注意位置，右侧上车的开右门，左侧上车的开左门，以避免从客人座前通过。行路。办公室人员陪同客人走路，一般应主动走在客人的左侧，以示尊重；陪客行走还要注意自己的身份，如是主陪，就应在客人旁边；如是陪同，应在后面。随同领导外出，一般应走在领导的左侧或后面。

称呼上的礼节。

在社交场合，称呼很重要。称呼对了，人家高兴；错了，就会引起反感。称呼的本身，可以说就是一种礼节。办公室人员在称呼上，应注意：

对领导和客人不要直呼其名，应使用尊称。对不太熟悉的客人，应用“您”，以表敬意。对熟人或年龄与自己差不多的，不要一味称“您”，以免让人感到生疏、拘谨。根据对方年龄称呼，年龄大的称“老×”，年龄小的称“小×”，既尊重又亲热。对客人不要称呼外号，也不要说那些易联想到生理缺陷的词语。对外宾，一般均可称呼男子为“先生”，对女子可视情况称为“夫人”、“女士”或“小姐”，称呼前边也可以冠加姓名、职称、职衔等。

约会的礼节

与人约定时间会面，是办公室人员的经常性工作之一。约会应注意：

约会不是下达开会通知，应以协商的口吻定时间、定地点。办公室人员在协商中，切不能以领导代言人自居，强道对方顺从自己的意图。约会要按时赴约，不能失约。要按商定的地点，按时到达。如因极为特殊的情况迟到、失约时，应尽快向对方说明原因，赔礼道歉。不要随意改变约会的时间、地点。如有不可排除的特殊情况而必须改变时，应主动与对方联系，说明情况，表示歉意，并根据对方的方便重定时间和地点。对方因故失约，气度要宽宏大量，要体谅对方的实际困难，要在对方说明情况、赔礼道歉时，给对方以安慰。为领导代定约会，要及时提醒领导按时赴约。如欲约请第三者参加约会，应事先向对方说明，并征得对方同意。

作客的礼节。

办公室人员经常要代表领导到兄弟单位访问，到职工家中慰问。作客应注意的礼节是；

应邀作客，要按约定的时间到达。过早，会给主人带来不便；迟到，是一种失礼的行为，应向主人致歉。进门先敲门，经主人应允后方可入内。如无人应声，可再次敲门。如确属无人，也不要擅自进屋。进屋后，要向主人及其单位或家庭的主要成员表示问候，并要在主人的邀请之下方可入座。如系代表领导前来作客，还应及时转达领导对主人的问候和致意。同主人叙谈，语气要温和可亲，姿势要端庄自然，并要注意聆听主人的谈话。作客要注意保持主人屋内的环境卫生，不随地吐痰、不乱丢果皮纸屑、不乱磕烟灰，注意保持地面的整洁。在主人屋内，不要乱翻乱看，不要乱摸室内的陈设和物品。未经主人同意，不要随便拿人家任何东西。作客的时间要适宜。无特殊情况，一般不宜时间过长，以免影响主人的工作和休息。与主人告别时，要感谢主人的盛情款待，要主动邀请主人在方便的时候到自己家里或单位作客。主人送客时，要及时请主人留步，并道“再见”。