钉钉办公软件技巧(数字化办公大潮来袭，钉钉如何让各行业都提升效率？)

2小时内，你的员工能完成多少工作？

这个简单的问题，对于企业来说，却决定着效率甚至生死。

“元宇宙时代”，数字化办公成为受到关注，而全球范围经济与政治局势的不确定性更使得这种办公形式更受瞩目。

必须承认的是，在市场充满不确定的当下，数字化办公能助力企业拔得头筹，那么数字化在千行百业具体的业务场景中，是如何发挥作用的？今天我们就来截取不确定环境中不同行业从业者一天中的2小时，观察他们的数字化办公后的真实情况，看看行业实战中的数字化办公“实景”。

一、数字化仓库管理，他保卫着“中国芯”

观察时间：07:00～9:00

观察对象：泓明集团仓库管理员

前段时间，这位受访的管理员和其他60名员工进入泓明中国芯合庆和唐镇仓库，外高桥医疗及国创中心，为公司服务的芯片产业重点企业进行服务，保障其关键零部件和生产材料的物流配送问题。

每天早上他会在上班的路上通过钉钉发送健康问卷，上传核酸证明、填写健康信息表，到达公司时，钉钉正好传来领导的智能审批，他表示这个简单的步骤让他“更有安全感了”。接着起身前往仓库，开始一天的工作，他会先在钉钉CRM系统上查看仓库的物流订单，用半小时及时处理紧急问题；随后，打开了钉钉Teambtion（钉钉在线项目管理系统），通过甘特图查看规划项目的交付周期，在任务看板跟踪进度，保证上下游之间任务的协同。

这位受访的仓库管理员很适应数字化的变革，并很认同这一趋势，他表示自己工作的泓明集团张江仓库，作为集成电路产业长三角及周边地区所有仓库的周转中心，几乎要分拨发出所有国外进口货物和客户在沪生产的货物，再加上仓库自身的物流订单，“每天面对着大量的货物进出库，同时还要兼顾周边仓库的防疫物资清点收发货工作”。

“过去的仓库管理工作包含许多繁琐流程”，在一线的他切身感受到全球范围的不确定产生的产业链震荡给个体带来的影响，但在泓明集团引进了数字化管理后，他更加乐观了，并表示自己get了很多技能，大大实现了工作效率的提高。

上海泓明供应链分拨中心工作人员运输货物

二、数字化远程操控，他服务万千海外客户

观察时间：9:00～11:00

观察对象：环世物流中层管理人员

受访者每到这个时间段会开始批量阅读一些代办资料。这期间钉钉不停发出提示音，他习惯在半小时后集中处理。半小时后，他开始游刃有余地为客户业务衔接进行各种答疑进行互动，然后在剩下的一小时则在钉钉OA系统上操作业务审批。

由于公司业务横跨亚洲、北美洲、欧洲、南美洲、大洋洲和非洲近30家海外分支机构和2900 海外合作伙伴，加上服务客户结构多元、上下游链路复杂，这位中层表示“过去几乎无法想象2小时能够完成这么多事”。但如今他能够通过通过数字化工具和各部门实现高效协同、通力合作，使用了钉钉等办公软件，能够及时、准确、合理地为客户安排货物，协调各部门形成有效工作合力，解决客户难题。

这位中层补充道，也正是因为公司及时布局数字化系统，通过高科技数字化的SaaS与全球性物流履约能力结合，才能在不确定的大环境中，依旧稳定输出，链接航运业上下游各细分领域的资源和网络，与各物流服务供应商、各船东、航空公司以及各海外代理平台等进行系统对接，从而为客户提供数字化、在线化、可视化、一站式的综合物流互联服务。

三、数字化流程对接，他办公效率翻倍

观察时间：13:00～15:00

观察对象：北京植德律所 资深律师

作为投资基金部资深律师，这位受访者每天需要处理大量的客户需求。面对不确定的市场变化，植德律所快速决策启用了数字化办公。每到下午的这个时间段，他会安排一些对外会议，在涉及到一些对外沟通场景，他会利用钉钉文档，按照客户需求出一系列调研备忘录，让复杂的上市对接流程变得简单，易于理解。

他分享到，过往律师事务所500位律师，如今习惯于使用钉钉项目在线完成项目的协同、编辑、归档，这也使得整个律所的效率快速提高：例如在所负责一些公司上市案件前，律师们会告诉客户有哪些需要准备的，流程是怎么样的，并将其梳理成文档分享给到客户，使得客户在线可以实时看到进度；而面对一些诉讼案件，自己则会通过钉钉脑图，去分析双方的攻防点。

在对内的沟通中，这位律师也开始养成了开会前在钉闪会上上传资料，提前共享，“开会过程中对照着看，然后在结论中设置TB代办就可以了”，在他看来，把一个服务项目通过这样的形式做任务的梳理、时间表的划分，对团队协同有着比较大的改善作用，办公效率翻倍。

北京植德律师事务所一角

四、数字化协同化办公，她10分钟完成报销

观察时间：15:00～17:00

观察对象：舜风传播某金牌销售

每到这个时间段，这位受访销售便会开始处理不那么紧急的事务，比如通过钉钉CRM管理系统一键录入客户并查看跟进情况——数字化管理能够让她轻松查阅售后的协同状况、项目交付回款进度；然后她会用10分钟时间进行出差报销——由于钉钉能够与CRM客户信息等数据关联，她的领导能够实时掌握该项目发生的具体费用，财务审批财务报销时也可以看到CRM里具体产生的费用明细、项目进度情况，在商务费用明细、项目成本实现线上一体化的情况里，“再也不用为报销发愁”。

在数字化办公前，公司曾经发生过几次重要项目涉密聊天记录外泄的情况，一些敏感信息甚至被竞对知晓，对公司利益造成极大伤害，受访者透露，使用钉钉专业版保密群功能后，核心项目能够根据项目组成员建立保密群，群内聊天记录、浏览文件带水印，并且防截屏；保密群的文件则可以开启保密模式，防止下载转发。

“遇上非得转发的情况下，得和OA审批关联，通过管理层、数据安全部门的审批后，才能转发”，她表示，数据化办公切实地保障了公司重要数据的安全性。

在4位职场人的2小时里，我们仿佛通过数字化办公的万花筒做了一次观察实验，窥探不同行业所做的有关数字化的努力与成效，而这只是发生在千行百业数字化进程中的一小段风景。

我们正经历着一个极具变化的时代，每一个深耕数字化的企业，都将在时代浪潮里抢占先机，乘风起航：无论是对内的人事管理、业务流程梳理、项目跟进、效果实时统计、员工考核等等精细化管理的问题；还是对外的实时沟通、商务信息保密、项目收益率低等等问题，通过数字化办公都能得以解决，而这股浪潮也将推进着无数产业发生变革，影响着我们每一个人。