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概述

Word文档排版是学习和工作中的家常便饭。无论是大文档还是小文档，个人觉得都有一套流程可遵循，然后提高排版的速度和效率，更加提升文档排版后的美感。本文通过一个示例来演示这一流程。

操作软件及版本

Word 2016

排版流程

排版流程大体可以概况如下：1.清除格式→2.纸张大小→3.页边距→4.主题字体→5.正文样式→6.文档网格→7.标题样式→8.题注→9.添加目录→10.封面→11.页码→12.页眉→13.完结→14.后工作。

第1步：清除格式

拿到文档后，可以先全文浏览一下，整体掌握存在的问题。如果手上文档中存在各种稀奇古怪的样式，比如字体、字号、字色等，不妨选中全文，执行【清除所有格式】。

第2步：纸张大小

如果是办公，通常文档是需要最终打印出来的，所以需要根据自己的打印机、打印纸的客观条件，选择适宜的纸张大小。

第3步：页边距

页边距的设置一是考虑边距的大小影响页数，二是考虑打印后装订，三是考虑留白和美观。

第4步：主题字体

通过设置主题字体，可以一次性搞定文档中各类文字对于字体的需求，减少或杜绝设置字体的麻烦操作。

当然，如果文档中绘制的自选图形较多，而自选图形需要上色，则可以再考虑设置主题颜色。

第5步：正文样式

确定下文档中的正文需要多大的字号，这个也与打印后的阅读效果有关。设置样式当然就包括设置字号、段前段后距等。

第6步：文档网格

正文字号确定后，另一个影响页面数量的就是文档网格了。每行的字数控制文字之间的间距，每页行数控制行间距。可以开启显示网格线，方便查看网格设置效果。

第7步：标题样式

通过上述几步，文档正文框架基本就定型了。接着设置各个级别标题的样式。可以开启【导航窗格】，直观查看文档中各个级别标题的存在。

第8步：题注

文档中少不了有图片和表格等，通过设置题注，就能对图片和表格等进行正确的编号。当然，也少不了设置题注样式。

第9步：添加目录

可能你会觉得奇怪，到目前为止，还没有设置页码，为什么就要添加目录了呢？继续看，后面就能得到答案。如果有需要，还可以添加题注目录。

需要注意的是，插入的目录页是使用分节符插入的新页。为何这样操作？继续往下看。

第10步：封面

与插入目录页相同，也是使用分节符的方式插入新的封面页，然后设计封面版式。

第11步：页码

先直接全文插入统一样式的页码，为了严谨，建议使用【第几页 / 共几页】这种页面样式，这样可以确保在打印后不会缺页。

回到正文部分的页码，取消掉【链接到前一条页眉】，并把页码序号设置为从1开始。

进入目录页，修改掉目录的样式。

进入封面页，直接删除掉页码。

从这里，就能回答之前的所有问题了。因为封面、目录都是使用分节符的方式插入的页，所以封面、目录、正文都是相对独立的节，可以设置不同的页脚和页眉。

第12步：页眉

与设置页码是一样的道理，可以给不同的节设置不同的页眉。

而封面页眉中的横线，可以直接删除掉。

第13步：完结

到此为止，一个文档的排版基本就完成了。

第14步：后工作

如果排版后的文档已经不需要更改内容可以直接打印输出了，那么，建议把文档另存为PDF文件，可以最大限度避免在不同的电脑上显示、打印时字体缺失、版式混乱的问题了。

注意事项

l 本文在页眉和页脚设置方面使用的是最简单的统一设置，稍微复杂一点的，可以采用奇偶页设置不同的页眉，比如，在奇数页中插入章名，在偶数页中插入节名等。l 此外，插入文档边框、插入水印、插入脚注、插入尾注等操作也没有涉及到，这些都是更加严谨的文档和精确排版的要求。

总结

l 文档排版是一项很有创造性的工作，不同的操作可以得到不同外观的文档。l 文档排版也是一项很有成就感的工作，一个乱糟糟的文档经过排版显得有序又美观，也是小小的成功。

本文纯属工作经验原创，不当之处敬请包涵。如果喜欢，请点赞鼓励一下吧，谢谢阅读。