办公室电脑整理技巧归纳(解读丨《归档文件整理规则》— 电子文件内容存储)

存储

如同纸质档案排架一样，分门别类、集中有序地存储电子文件以便规范管理和高效利用，是电子文件管理的基本要求。日常电子文件存储包括电子文件内容存储和电子文件元数据存储，一般情况下电子文件内容存储在计算机硬盘或磁盘阵列中，电子文件元数据保存在电子档案管理系统数据库中。因长期保存需要，可将电子文件的内容和元数据通过封装的方法打包在一起，实现电子文件自包含、自描述和自证明，维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

一、电子文件内容存储

电子文件整理完毕后，应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子文件及其组件，并在元数据中自动记录电子文件在线存储路径。一个单位以件为单位，按照《规则》，以年度一保管期限一机构分类整理的电子文件原则上应按照图5-2所示进行存储。

1、第一层级文件夹为单位的全宗号，如：Z109。

2、第二层级文件夹为档案门类代码，如：WS。

3、第三层级文件夹为年度，多个年度的电子文件应在“档案门类代码”文件夹内，分别建立年度文件夹，如图5-3所示。

4、第四层级文件夹为保管期限，保管期限文件夹可用代码命名，分别是Y、D30和D10，如图5-4所示。

5、第五层级文件夹为机构（问题），图5-5所示为按照机构分类时，建立的机构文件夹。机构文件夹可按照机构代码命名，图示中建立的是办公室和业务处两个机构文件夹。如电子文件按照问题分类，则本层级文件夹应为问题文件夹。如果直接采取年度—保管期限分类方案进行电子文件整理，则此层级应略去。

6、第六层级文件夹为件号，应按照电子文件的分类，逐个建立件号文件夹，如图5—6所示。

7、在件号文件夹内存储的就是该电子文件包含的全部计算机文件，如图5—7所示。