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办公室开会小技巧口述(沟通训练15:怎样主持沟通会议?怎样才能Hold住全场?)

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  • 2023-09-19 23:53:31
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昨天我们聊了沟通中怎么做绩效面谈,今天我们说说怎样去主持沟通会议!


正式开聊之前,跟大家分享一个点:沟通会议有个很有必要做的事情,就是主持的角色和做决定的角色要分开,不然的话,这个会议就成了一言堂了。

那么,主持人在会议上负责的是什么事情?怎么去做呢?下面我们展开了解一下。


主持人=牧羊人

主持人的工作,就好像牧羊人的工作一样。主持会议就是把大家的意见、思路都赶进羊圈的一个工作。会议过程中,大家肯定会聊着聊着就发散沟通点,这时主持人就要付诸收拢工作,把大家都赶回羊圈里。另外需要特别注意的是,主持会议不是展现自我的机会,而是引导大家在会议范围内展开。


主持会议=设计 控场

主持会议的内容,包括设计会议、会议控场。也就是说,主持人的工作,和搭建平台,让大家在平台上表演差不多的性质。那么,我们要怎么去做好这个平台呢?

主持会议考的不是话术,是行为设计——用外在的方式影响人们的行为和感受。所以沟通不需要会说,因为语言是沟通方式的一种。优秀的主持人,在会议中基本是隐形存在的。下面我们聊聊,怎么成为优秀的主持人。


设计会议,传递信息。


一名优秀的主持人,首先要懂得设计会议,我们分享一下常见设计会议的四种方式:

一、设计场地:场地本身也是一种沟通方式。比如说我们开一个会议,站会或者办公室座位开会,那表示这个会议时间非常短,而且沟通的内容必须当场落实;外出开会则表示大家可以敞开沟通,除了讨论会议内容外,还附带着让大家联络感情的因素在里面。

二、设计时间:不同的时间会议,代表的含义也不一样。一般情况下,早上的会议表示这个会议非常紧急,需要及时处理;而下班后的会议,则表示这个会议需要充分讨论,要大家达成共识才能散会;同样的,工作日以及周末的会议性质上也会有所区别,其中工作日的会议一般为日常会议为主,周末会议一般则是紧急处理事项,或者涉及大部分工作日无法参加会议的人员为主。

三、设计环境:不同的环境设计,传递的会议性质差异会非常的大。最常见的像座位的排布:分组摆放的座位一般表示这个会议需要小组讨论竞赛;整排落座表示属于通报会议;围坐一圈的座位则表示是一个全体讨论的会议,当然这个也并非绝对。

另外还有一些其他的环境设计,比如会议室是否摆放小吃会传递会议室以讨论为主,还是联络感情为主,准备纸笔、材料则表示需要提前做好准备,不要随意发言等等。

四、设计规则:会前设立规则,把控会议节奏。比如设立发言要求、发言时长、迟到/早退处罚等等,这个动作主要是为了给主持人赋能,和牧羊人手上的鞭子一样的性质。


控场牧羊,收拢注意


会议主持人作为一个牧羊人的职能,要懂得控场,下面我们分享几个控场的技巧:

一、会前积极跑动:主持人80%的沟通都要在会前处理,因为会上我们有更重要的事情要去做。在会前我们需要做一个动作,就是跟拍板的领导沟通清楚会议需求,这时我们需要询问领导以下几个问题:会议希望怎么开(讨论为主还是执行为主)?有什么要注意?有什么想强调(是否有议程点要着重沟通)?会议时长大概多久合适?您的发言时间定在哪个环节?

这样我们就对会议有了个大概的执行方向,然后我们需要和主要的会议参与者进行沟通,再制定会议议程,如果议程点较多,需要根据领导的需求做优先级安排。

二、开场自我赋能:开场白的赋能,主要说的是传递一个信号:我是主持人,大家要听我定的规则。这里的规则比较简单,我们只需要直接宣布议程的目标、会议时间、会议议题、会议方式就可以了。

三、会中敢于干预:会议进程超出我们会议范围的情况非常普遍,诸如会议跑题、不发言等,这里我们就要学会怎么把会议给拉回来。这里我们分享几个干预技巧:

1、提醒时间,用时间制造紧迫感,让大家把控好发言时间;

2、叫暂停,用暂停收拢议程;

3、吹犯规,指出犯规点;

四、结束出口成章:一个会议的收尾阶段,就是主持人总结本次会议纪要,并宣布散会。所谓的出口成章,本质上就是口述会议纪要,把会议要点不带个人情绪地说出来。而要现场完成会议纪要,我给大家分享几个办法:

1、高度管理自己的注意力,每个讨论环节结束后,要及时形成结论并记录下来;

2、提醒自己总结要纳入所有人的意见,把会议变成所有人的事情;这里一定要注意不能有遗漏,因为一旦遗漏某个重要人员的意见,会导致会议纪要不正确,而且很容易得罪人;

3、有想法要表达,要做好隔断。隔断的方式就是宣布散会后,说明你现在不是会议主持人了,有些想法终于可以说了,再发表出来。这样既不会影响到本次会议,也可以有效发表自己的意见。

最后跟提醒大家一下,会议前寒暄,要注意以下几点:

1、不能谈会议工作,人还没齐,会导致其他人信息不对称;

2、不要沟通私生活,会议一般都是比较严肃的工作,作为主持人会前谈论私生活,会影响别人对你的感官;

3、可以向其他人发起请教。


三星开会法则:

八个必须:

凡是会议,必有准备

凡是会议,必有主题

凡是会议,必有记录

凡是会议,必有议程

凡是会议,必有结果

凡是会议,必有训练

凡是会议,必有守时

凡是会议,必有记录

三个公式:

凡是开会,会后没人落实等于零

会议上布置了工作,但是会后不进行检查等于零

抓住了不落实的事,同时追究不落实的人,等于落实


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