办公室物品归类技巧和方法(解读 | 《归档文件整理规则》—编目①)

编目是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。

如果说档号是归档文件的“身份证"，归档文件目录就是归档文件的“户口簿"。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

一、总体要求

1.能够准确反映分类和排列方法

归档文件目录编制以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的，因而，目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。

2.按照档号顺序编制

《规则》规定，归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

3.逐件编制

按照《规则》规定，编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。

4.体现为纸质目录和电子目录两种形式

在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。目录表格采用A4幅面，能够兼顾纸质和电子两种形式。

5.数据规范

《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的，项目内容应直接输人完成，不加人空格、软回车或硬回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。比如，日“20140117”不能在中间加空格或软、硬回车变成

"20140

117"样式。

二、归档文件目录项目

归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。这些项目完整地包含了构成一份文件的要素，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，能够为利用者提供较完备的检索渠道。

正确完整地编制归档文件目录各项目，关系到条目的可靠性和实用性，也决定了归档文件目录的质量。因而在进行归档文件编目时一定要认真、细致，力求做到全面、准确地反映归档文件的特征，为检索、利用奠定良好的基础。各项目具体填写要求如下：

1.序号

序号即归档文件顺序号，用来配合档号固定归档文件先后顺序，并对归档文件数量进行简单统计。序号用阿拉伯数字填写。每册归档文件目录的序号应“1”开始逐条编制。

2.档号

档号填写要求参见 解读归档文件整理规则“编号”（点击蓝色字阅读）

3.文号

文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、发文顺序号组成，如档办〔2010〕8号，即国家档案局办公室2010年第8号文件。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、发文顺序号都不能省略。没有文号的归档文件，此栏目空置即可，不填写诸如“会议文件之一"等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。

需要注意的是，文号中的年度用六角括号“〔〕”括人，不使用方括号“[ ]"或实心方头括号“【 】"。

4.责任者

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人，它是文件的组成部分，也是文件重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，是检索利用档案的重要途径。

（1）填写责任者项时应使用全称或通用简称，不使用“本部"、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。

（2）联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但应注意：一是立档单位是责任者的必须著录，以体现“以我为主”的归档原则；二是文号所代表的机关必须著录。

（3）个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人责任者。个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。不能使用“王局长"等含义不明的责任者。少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。如：（美）爱因斯坦（Einstein，A.）。

（4）机关内部文件等“白头文件"，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并著录。

（5）多人的介绍信（存根）组成一件时，责任者应著录本机关全称或不发生误解的通用简称。

（6）多份简报组成一件时，责任者应著录本机关全称或通用简称。

未完待续